Google Workspace Essentials とは？機能やエディションごとの違い、できることまで徹底解説！

Google Workspace Essentials というサービスをご存知でしょうか？ Google Workspace （旧 G Suite ）は有名なグループウェアの一つであり、主に Business と Enterprise の 2 つのエディションに分類されます。

しかし、これらのメジャーなエディションとは別に Google Workspace Essentials というサービスが単独で存在しており、使い方によっては企業の生産性を飛躍的に向上させる利便性の高いものとなっています。

本記事では Google Workspace Essentials の基本的な説明から、機能やエディションごとの違い、できることまで、あらゆる観点から詳しく解説します。

Google Workspace （旧 G Suite ）の詳細については、以下の記事が参考になります。

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Google Workspace Essentials とは？

Google Workspace Essentials は従来の Google Workspace （旧 G Suite ）の機能から Google ドライブや Google Meet 、 Google サイトなど、一部の機能のみを使えるように切り出したサービスです。

Google Workspace （旧 G Suite ）は「企業向けのグループウェア」であり、 Google カレンダーや独自ドメインで社内の情報共有・コミュニケーションを円滑化し、組織全体の業務効率・生産性を高めるためのサービスです。

一方、 Google Workspace Essentials は「チームにおける作業効率化ツール」という表現が正しいと言えます。メール機能を持っていないため、独自ドメインの登録が不要である点も大きな特徴となっています。

また、 Google Workspace Essentials は、

• Google Workspace Essentials Starter
• Google Workspace Enterprise Essentials

という 2 つのエディションに分けられています。両者の違いは後ほど詳しくご紹介します。

Google Workspace Essentials が提供する機能

本章では、 Google Workspace Essentials が提供する代表的な機能をご紹介します。

Google ドライブ

Google ドライブは Office ファイルや画像、動画などをクラウド上にアップロード・保存できるオンラインストレージの機能です。格納されたファイルには自動的にリンクが付与され、誰かにファイルを送る際は共有権限を付与し、リンクを送付するだけで完結するため、相手への共有も手間なく行うことができます。

保存容量は Google Workspace Essentials Starter が「 15 GB / ユーザー」、 Google Workspace Enterprise Essentials が「 1 TB / ユーザー」となっています。

Google Meet

Google Meet はクラウド 100 % で提供されているビデオ会議の機能であり、インターネットに接続されていれば場所や端末を問わずに高品質なビデオ会議を開催できます。

Google Workspace Essentials における Google Meet の最大参加人数は Google Workspace Essentials Starter が「 100 名」、 Google Workspace Enterprise Essentials が「 150 名」となっています。

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Google ドキュメント

Google ドキュメントは Google が提供する文書作成ツールです。 Microsoft 365 の Word と高い互換性があり、ビジネス文書を作成する際に重宝します。 Google ドキュメントはオンライン上で完結するため、複数人がドキュメントへアクセスし、リアルタイムに同時編集することが可能です。

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Google スプレッドシート

Google スプレッドシートは Google が提供する表計算ツールです。 Microsoft 365 の Excel と高い互換性があり、 Google ドキュメントと同様に複数人で同時編集できます。また、 Google Apps Script （GAS）というプログラミング言語を採用しており、 Excel のマクロのように複雑な作業を自動化することも可能です。

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Google スライド

Google スライドは Google が提供するプレゼンテーション資料作成ツールです。複数人での同時編集が可能であり、 PowerPoint と同じようにアニメーションを追加することもできます。また、デフォルトでテンプレートも用意されているため、資料のビジュアルにこだわりたい場合も便利に使えます。

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Google フォーム

Google フォームは簡単にアンケートフォームを作成できる機能です。テキストやチェックボックス、ラジオボタンなど、多くの設問形式が用意されており、誰でも直感的にアンケートを作ることができます。回答は Google スプレッドシートに自動反映されるため、結果の集計もリアルタイムに手間なく行うことができます。

Google サイト

Googleサイト は直感的に操作できるサイト作成ツールです。難しい知識は必要なく、誰でも簡単に綺麗なサイトを作ることができます。テーマやレイアウトも標準テンプレートが用意されているため、初心者の方でも安心して使うことが可能です。

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Google Workspace Essentials の 2 つのエディション比較

Google Workspace Essentials は、次の 2 つのエディションに分類されます。

• Google Workspace Essentials Starter
• Google Workspace Enterprise Essentials

それでは、具体的にどのような違いがあるのでしょうか？

以下、両者の代表的な違いを表にまとめます。

※ 1 ドライブファイルの保持、検索、書き出しを行う機能。アーカイブ、電子情報開示、コンプライアンスに対応。

このように、 Google Workspace Enterprise Essentials の方が高度な機能を搭載しています。

Google Workspace Essentials Starter は無料で使用できる点が大きな魅力ですが、 Google Meet の最長会議時間は 1 時間であり、会議録画やドライブ保存、ノイズキャンセルなどの機能は備わっていません。

また、 Google ドライブの保存容量に関して言えば、 Google Workspace Essentials Starter が「 15 GB / ユーザー」に対して Google Workspace Enterprise Essentials は「 1 TB / ユーザー」と圧倒的な差があります。

さらに、 Google Vault や管理機能など、組織利用で必要なツールのことも踏まえて考えた場合、ビジネスで利用するのであれば Google Workspace Enterprise Essentials が有効な選択肢になると言えるでしょう。

Google Workspace Essentials でできること

本章では、具体的に Google Workspace Essentials で何ができるのか？という点についてご紹介します。

Google ドライブでファイルを保管・管理する

Google ドライブ上で資料やファイルを保管・共有することができます。

オンライン上にファイルを保存することで、

• Windows PC や Mac 、 iPhone 、 Android スマホなど、様々な端末でアクセスできる
• インターネット環境があれば、場所を問わずにどこからでもアクセスできる
• セキュリティが強固な Google のサーバーで大切なファイルを保管できる
• リンクを送付するだけで手間なく簡単にファイルを共有できる

などの様々なメリットを享受することができます。

Google Meet でビデオ会議をする

Google Meet を使えば、社内外問わずに大人数でのビデオ会議を行うことが可能です。自分の参加端末の画面を参加者に共有することも可能なため、円滑に会議を進めることができます。

また、 Google Meet で発行された URL を送れば、相手が Google Workspace （旧 G Suite ）を使っていなくても会議に参加できる点も大きなメリットです。多くの人数が参加できるため、社内利用だけではなく社外向けのウェビナー基盤としても有効に活用できます。

Google ドキュメントで議事録を複数人で作成する

Google ドキュメントなら、複数人が同じファイルにアクセスして同時にリアルタイム編集ができるため、議事録の作成に効果を発揮します。また、 Google ドキュメント内にコメントを残すことも可能なため、マネージャーが内容をチェックして修正点を明記する、というような使い方もできます。

Google スプレッドシートで効率的に情報を集約する

Google スプレッドシートは同じ形式のファイルを一元的に情報集約したい場合に有効です。例えば、本部社員が店舗ごとの売上表をまとめるシーンを考えてみましょう。

Excel 運用の場合、各店舗の担当者が本部社員に個別に売上表を送り、本部社員が店舗ごとのファイルをすべて開き、まとめるという作業が発生します。

一方、 Google スプレッドシートであれば、入力用のフォーマットを一つ用意し、各店舗の担当者に展開すれば完了です。あとは各担当者がフォーマットに自店舗の売上を入力し、全員が完了すれば全店舗の売上表が完成します。

Google スライドで資料作成の時間を短縮する

Google スライドを使えば、チームで効率的に資料を作成することができます。

PowerPoint の場合、各自が作成するパートを決めてからメールでファイルを受け渡し、最終的にマージして完成となります。しかし、この運用はチームの人数が増えれば増えるほど、マージする作業が手間ですし、ファイルのバージョン管理も煩雑になります。

その点、 Google スライドはアクセスするファイルは一つなので、各自が自分の担当パートを作成すれば、それが最終的な完成資料となります。

Google フォームで簡単にアンケートを作成する

Google フォームを使えば、誰でも簡単にわかりやすいアンケートフォームを作ることができます。純粋なアンケートとしての用途はもちろん、セミナーの申込フォームやアイデア募集など様々なシーンで効果を発揮します。

また、回答結果は Google スプレッドシートに自動反映される仕組みになっているため、集計の手間も省けますし、権限設定で閲覧者を限定することも可能です。

以下の記事で Google フォームと Google スプレッドシートの連携方法を詳しく紹介しています。

【図解】Googleフォームとスプレッドシートの連携方法をご紹介！

Google サイトで社内ポータルを構築する

Google サイトを使えば、誰でも簡単に綺麗なサイトを作ることができます。画像やロゴを挿入したり、ページの階層分けも容易にカスタマイズできるため、組織単位でのポータルサイト作成にも適した機能です。また、サイトの閲覧権限を設定できるため、共有範囲を限定したい場合は、関係者以外は見れないようにすることも可能です。

強固なセキュリティ体制を実現できる

Google Workspace Enterprise Essentials であれば、通常の Google Workspace （旧 G Suite ）と同様に 99.9 % の稼働率保証と米国の高度セキュリティ情報監査認定規格を取得しています。

そのため、堅牢なセキュリティ環境を維持しながら、チームで共同作業を行うことができます。また、 Google Vault や管理機能なども備わっているため、この上なく安全な環境でチーム間のコラボレーションを加速することが可能です。

このようなセキュリティの観点からも、ビジネス利用には Google Workspace Essentials Starter よりも Google Workspace Enterprise Essentials を選択すべきだと言えるでしょう。

まとめ

本記事では Google Workspace Essentials の基本的な説明から、機能やエディションごとの違い、できることまで、あらゆる観点から詳しく解説しました。

Google Workspace Essentials はグループウェアとして機能する従来型の Google Workspace （旧 G Suite ）とは異なり、チームにおける生産性を向上させるための「作業効率化ツール」です。ビデオ会議やオンラインストレージ、ファイル同時編集など、便利な機能を多数備えており、自社のビジネスを成長を大きく加速します。

Google Workspace Essentials には 2 つのエディションが存在しますが、ビジネスシーンで利用するのであれば Google Workspace Enterprise Essentials がオススメです。

Google Meet の最大参加人数や便利な機能に加えて、 Google ドライブの保存容量は「 1 TB / ユーザー」という大容量であり、 Google Vault や管理機能など、企業のセキュリティ対策に欠かせない機能が多数備わっています。

本記事を参考にして、 Google Workspace Enterprise Essentials の導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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