Google Workspace とは？基本機能や提供プラン、メリット、できることまで徹底解説！

Google Workspace をご存知でしょうか？ Google が提供するクラウド型のグループウェアであり、世界中で多くの企業に利用されているサービスです。 Google Workspace を活用することで、企業は様々なメリットを享受できます。

本記事では、 Google Workspace とは何か？という基礎的な内容から、 Google Workspace の基本機能やプラン体系、メリット、できることまで、あらゆる観点から一挙にご紹介します。

Google Workspace とは？

Google Workspace （旧 G Suite ）は Google が提供しているクラウド型のグループウェアサービスです。以前は「 G Suite 」という名前で親しまれていましたが、2020年10月に「 Google Workspace 」へ名称変更しました。

Google Workspace には「メール」「カレンダー」「オンラインストレージ」「ビデオ会議」など、企業活動において必要な機能がすべて揃っています。また、組織の生産性を高めるための業務効率化ツールが内包されている点も Google Workspace の大きな特徴です。

Google Workspace は契約しているライセンス数（契約人数）に応じて、毎月決められた金額を支払う料金体系となっています。様々なプランが存在し、それぞれ料金や機能が異なるため、自社に最適なプランを選択することが大切です。

各プランの詳細については、後ほど詳しくご説明します。

Google Workspace の基本機能

Google Workspace には数多くの機能が搭載されていますが、その中から主要なものを抜粋してご紹介します。

Gmail

Google が提供する電子メールサービスであり、検索精度の高さと検索スピードの速さが大きな特徴です。Google Workspace では、自社の独自ドメインをメールアドレスに利用することが可能です。

ドメインとはメールアドレスの「 @ 」の後ろに続く文字列のことです。例えば、無料版 Gmail の場合は「 @gmail.com 」となり、「 @ 」よりも前の文字列はユーザーが任意で決めることが可能です。

この「 @gmail.com 」はすべての Gmail ユーザーに共通しているドメイン名ですが、独自ドメインを利用すれば「 @ 」以降を任意の文字列に指定できます。このように、世界に一つしか存在しないオリジナルのドメイン名のことを独自ドメインと呼びます。

独自ドメインは企業単位で使われることが多く、他社と差別化を図る目的で利用されています。

Google ドライブ

オンラインストレージとして、 Office ファイルや画像、動画などのファイルをクラウド上に保存・管理できる機能です。

Google Workspace のプランの詳細は後述しますが、最安値プランの Google Workspace Business Starter でも、保存容量は 30GB という大容量ストレージになっています。さらに上位プランであれば、 1TB 以上の容量を利用することが可能です。

また、 Google ドライブには Office の「 Word 」や「 Excel 」のようなファイル作成機能が備わっており、これらも100%クラウドで提供されるため、複数人でファイルを同時編集することができます。

上記の3つの機能に関しては次項以降で詳しくご説明します。

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Google ドキュメント

Google ドキュメントは Google が提供する文書作成サービスです。 100% クラウドで提供されているため、データの共有が容易であり、同時に複数人で開いて編集ができる点も大きなメリットです。操作性は Microsoft の Word に似ているため、 Word を使ったことがある人なら違和感なく使うことができるでしょう。

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Google スプレッドシート

Google スプレッドシートとは、 Google が提供する表計算ツールです。 Google スプレッドシートと Excel は、表計算を目的としたツールという意味では共通していますが、 Google スプレッドシートは 100% クラウドで提供されているため、ローカル環境で動作する Excel とは異なり、クラウド環境で動作します。

そのため、 Google スプレッドシートは固有の URL を持っており、そのリンク先にアクセスすることで複数人が同時に閲覧・編集できます。この同時編集が Google スプレッドシートの最大の魅力であり、データの集約作業などを大幅に効率化することが可能です。

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Google スライド

Google スライドは Google ドライブに内包されているファイル作成機能です。 Microsoft の Powerpoint と似ていますが、 Google スライドは Google ドキュメントや Google スプレッドシートと同様に 100% クラウドで提供されています。

そのため、複数人が同時に同じファイルにアクセスして、資料を同時進行で編集・作成することができます。これにより、各自が作ったファイルを送受信する手間を省くことができ、組織の生産性が向上します。また、常に最新の状態に自動保存されるため、バージョン管理が不要な点も嬉しいポイントです。

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Google カレンダー

Google カレンダーは、スケジュール管理を行うためのカレンダー機能です。自身の予定だけでなく、組織内でスケジュールを相互共有することで、スムーズな予定調整が可能になります。

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Google Meet

Google Meet は、大人数が同時に参加できるビデオ会議の機能です。 Google Workspace を利用していない社外の相手でも参加することができ、投影者の画面を共有することも可能です。そのため、場所・相手・使用端末を選ばずに効率よく会議を進めることができます。

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Google チャット

Google チャットは、ビジネスシーンで活躍するチャットツールです。テキストはもちろん、ファイルの送受信も可能なため、迅速かつ質の高いコミュニケーションを実現することができます。

Google サイト

Google サイトは、直感的に操作できるサイト作成ツールです。難しい知識は必要なく、誰でも簡単に綺麗なサイトを作ることができます。

実際に作ってみたい方は以下の記事がオススメです。情報が散乱せずに、1箇所にストックできるので、情報を探す手間が省けて生産性が向上します。

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Google Keep

Google Keep は Google Workspace に内包されているメモツールです。100% クラウドで提供されており、場所やデバイスを問わずに欲しい情報にアクセスできます。また、リマインダー設定やラベル編集の機能も搭載されているため、単なるメモとしての用途だけでなく、タスク管理ツールとしても利用可能です。

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Google フォーム

Google フォームは、直感的かつ簡単にアンケートを作成できる機能です。難しい操作は必要なく、設問をテキストで打ち込み、設問形式（記述式、チェックボックス、ラジオボタンなど）を選ぶだけで、すぐにアンケートが完成します。

Google フォームに入力された結果は、自動的に Google スプレッドシートへ集約されるため、アンケートの集計作業を効率化できます。社外向けのアンケートはもちろん、社内での情報集約など、幅広い用途で活用できる便利な機能です。

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Google コンタクト

Google コンタクトはクラウド上で連絡先を管理するためのツールです。携帯電話に「電話帳」という機能がありますが、そのクラウド版だと考えればイメージしやすいと思います。ただし、 Gmail には頻繁に使用するアドレスを自動的にサジェストしてくれる機能が搭載されているため、実際には Google コンタクトを使う機会は少ないかもしれません。

Google グループ

Google グループは、主に組織のコラボレーションを活性化させるための目的で使用されており、メーリングリストを作成したり、特定のメンバー間で Web フォーラムを作ったりすることができます。

Google グループは大きく分けて2種類が存在しており、無料版 Gmail に搭載されている無償版の Google グループと、有料サービスである Google Workspace に備わっている有償版の Google グループがあります。有償版は主に企業向けのツールであるため、無償版と比較して多くの機能が搭載されています。

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Google Vault

Google Vault は Google Workspace の情報ガバナンスと電子情報開示を実現するためのツールであり、社員の Google Workspace 環境内の「データ保持」「記録」「検索」「書き出し」などを行うことができます。

Google Vault で自社のデータを適切に管理することで、 Google Workspace 運用におけるセキュリティリスクを低減でき、電子情報の開示を求められた場合でも落ち着いて対応することができます。

Google Vault に関心のある方は以下の記事がオススメです。

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管理コンソール

管理コンソールは、組織内の Google Workspace のユーザーを管理するための機能です。ユーザーごとの各種設定や機能制限なども、この管理コンソール上で行うことができます。

管理コンソールに関して理解を深めたい方は以下の記事がオススメです。

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Google Workspace のプラン体系

Google Workspace は「 Business 」と「 Enterprise 」という2つのエディションに分類されます。

以下、エディションごとに各プランの機能や料金の比較を表でまとめています。

Business エディション

Google Workspace の Business エディションは「 Business Starter 」「 Business Standard 」「 Business Plus 」の3つのプランに分かれています。

以下、各プランの比較表です。

Enterprise エディション

Google Workspace の Enterprise エディションは「 Enterprise Essentials 」「 Enterprise Standard 」「 Enterprise Plus 」の3つのプランに分かれています。

以下、各プランの比較表です。なお、Enterprise エディションの料金は非公開となっており、詳細は Google または 正規代理店に直接問い合わせる必要があります。

このように Google Workspace には様々なプランが存在し、それぞれ異なる特徴を持っています。

プランごとの違いを正しく把握し、自社に最適なものを選択するようにしてください。

Google Workspace のプランの選び方は以下の記事が参考になります。

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Google Workspace のメリット

Google Workspace には、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。代表的なものをいくつかご紹介します。

運用の手間がかからない

Google Workspace は 100% クラウドで提供されているため、自社でサーバーなどのインフラを用意する必要がありません。また、アップデートも自動的に行われるため、管理者の負荷を軽減できます。

さらに、 Google Workspace には管理コンソールが搭載されており、ユーザーごとの各種設定や機能制限などを管理コンソール上で一元的に行うことが可能です。このように、手間をかけずにサービスを運用できる点は Google Workspace の大きなメリットだと言えるでしょう。

あらゆる機能がオールインワンで提供されている

前述した通り、 Google Workspace には様々な機能が備わっています。メールやカレンダー、オンラインストレージ、チャット、ビデオ会議など、企業に必要なあらゆるソリューションが搭載されており、 Google Workspace だけですべてが完結します。

そして、これらの機能は Google Workspace に標準搭載されているため、追加料金が発生することはなく、ライセンス料金の中にすべてが含まれています。機能ごとに別々のソリューションを導入した場合、トータルコストは跳ね上がってしまいますが、 Google Workspace であれば費用を抑えることができます。

セキュリティレベルが高い

Google Workspace の大きなメリットとして、セキュリティレベルが高い点が挙げられます。 Google のデータセンターはとても高い堅牢性を誇り、ネットワークに関しても24時間365日体制で Google がサービスを監視・保守しています。

さらに、 Google Workspace で取り扱われるデータは、ディスク上での暗号化はもちろん、バックアップやメディアへの保存時、インターネット上やデータセンター間での移動時にも暗号化されます。加えて、 Google は独自のファイバーケーブルや海底ケーブルを整備しており、データセンター間における通信ネットワークの安全性を確保するとともに、レイテンシを最小限に抑えています。

IT ツールをビジネスシーンで利用する上で、安全性はとても大切なポイントになりますが、 Google Workspace であれば、安心して実業務で使用できます。

Google Workspace でできること

Google Workspace を活用することで、どのようなことを実現できるのでしょうか。

自社の情報を安全に保管する

Google ドライブを活用すれば、自社のファイルやドキュメントなどを安全な環境で保管することができます。 Google Workspace はビジネスシーンに特化したサービスであるため、高い安全性が担保されています。

さらに、 100% クラウドで提供されているため、デバイスや場所を問わずに必要なファイルにアクセスできる点も大きな魅力です。加えて、ファイル共有も簡単であり、権限を付与したい相手のメールアドレスを入力するだけで、手間なく共有することが可能です。

複数人でファイルを共同編集する

前述の通り、 Google ドライブには、

• Google ドキュメント
• Google スプレッドシート
• Google スライド

などのファイル作成機能が備わっています。これらもクラウドで提供されているため、複数人が同じファイルにアクセスし、同時に編集を行うことができます。これにより、共同作業を効率化できるため、自社の業務効率化や生産性向上に繋がります。

働き方改革を推進する

Google Workspace には様々なコミュニケーションツールが備わっています。 Gmail はもちろんのこと、ビジネスチャット機能である Google チャットや、ビデオ会議機能である Google Meet などが挙げられます。

昨今、新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、オフィス以外の場所で働くシーンが増えていますが、 Google Workspace を活用すれば、社員間の遠隔コミュニケーションを円滑化でき、働き方改革を加速させることができます。

まとめ

本記事では、 Google Workspace とは何か？という基礎的な内容から、 Google Workspace の基本機能やプラン体系、メリット、できることまで、あらゆる観点から一挙にご紹介しました。

Google Workspace には様々な機能が搭載されており、企業に必要なあらゆるソリューションが揃っています。これらを活用することで、自社の業務効率化や生産性向上を実現でき、競合優位性に直結すると言えるでしょう。

また、運用負荷がかからない点やセキュリティレベルが高い点も Google Workspace の大きなメリットです。手間なく安全な環境で高品質なグループウェアを運用することができます。

本記事を参考にして、ぜひ Google Workspace の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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Google Workspace に関するよくある質問

Q.Google Workspace と Google の無料アプリケーションでは何が違うのですか？

A.Google Workspace では、一般ユーザー向けの無料アプリケーションには含まれていないビジネス向けのサービスを多数ご利用いただけます。

例えば、

• 独自ドメインのビジネス用メール
• Gmail や Google ドライブで利用できる容量の増大
• 電話とメールによる 24 時間 365 日のサポート
• ビジネス用メールの 99.9% の稼働率保証
• Microsoft Outlook との相互運用
• 2段階認証プロセスや SSO といった高度なセキュリティ機能
• ユーザーアカウントの詳細な管理機能

などが挙げられます。

Q.Google Workspace に含まれるアプリケーションを個別に購入できますか？

A.個別購入はできません。 Google Workspace を契約することで、包括的なアプリケーション群にアクセスできるようになります。

Q.今使っているソフトウェアを Google Workspace に置き換えることはできますか？

A.はい、可能です。数多くのお客様が、それまでお使いだった生産性向上スイートから Google Workspace のみのご利用に切り替えています。 Google Workspace はソフトウェアをインストールする必要はなく、 Microsoft Office などの他のプログラムで作成したファイルとも互換性があります。

Q.ユーザーの利用状況を見たい場合はどうすれば良いですか？

A.管理コンソールから利用状況を一元的に確認できます。