こんなこともできるの？ Google Workspace （旧 G Suite ）のカスタマイズで実現できることを一挙に紹介！

世界中で多くの企業に利用されている Google Workspace （旧 G Suite ）。 Google が提供するクラウド型のグループウェアです。既に自社で導入している方も多いのではないでしょうか？

Google Workspace （旧 G Suite ）は、そのまま利用しても使いやすいサービスですが、カスタマイズにより利便性をさらに向上させることが可能です。本記事では、 Google Workspace （旧 G Suite ）の概要から、カスタマイズでできることまで一挙にご紹介します。

Google Workspace （旧 G Suite ）とは？

はじめに、 Google Workspace （旧 G Suite ）の概要をおさらいしておきましょう。

Google Workspace （旧 G Suite ）は Google が提供しているクラウド型のグループウェアサービスです。以前は「 G Suite 」という名前で親しまれていましたが、2020年10月に「 Google Workspace 」へ名称変更しました。

Google Workspace （旧 G Suite ）には「メール」「カレンダー」「オンラインストレージ」「ビデオ会議」など、企業に必要な機能がすべて揃っています。また、組織の生産性を高めるための業務効率化ツールが内包されている点も Google Workspace （旧 G Suite ）の大きな特徴です。

Google Workspace （旧 G Suite ）は契約しているライセンス数に応じて、毎月決められた金額を支払う料金体系となっています。様々なプランが存在し、それぞれ料金や機能が異なるため、自社に最適なプランを選択することが大切です。

Google Workspace （旧 G Suite ）の各プランの違いについては、以下の記事が参考になります。

Google Workspace はどのプランを選べば良いの？具体的なおすすめプランの選び方をご紹介！

Google Workspace （旧 G Suite ）のカスタマイズでできること

ここからは、 Google Workspace （旧 G Suite ）をカスタマイズして実現できることをご紹介します。

Google フォームの自動返信メールをカスタマイズする

Google フォームには、フォームが送信された時に入力者に対して返信メールを自動送信する機能が搭載されており、この自動返信メールは自由にカスタマイズすることが可能です。

例えば、 Google フォームをウェビナーの申込用フォームとして利用する場合は「お申し込みありがとうございました。当日の参加リンクなど、詳細は追ってご連絡させていただきます。」のような自動返信メールを送ることで、ウェビナーの運用効率化を実現できます。

Google フォームの利用用途は、

• アンケート
• ウェビナー申込
• 満足度調査

など多岐にわたりますが、場面に応じて最適な自動返信メールを作成することで、自社の業務効率化や生産性向上に繋がります。

Google カレンダーの予定を CSV ファイルでエクスポート（インポート）する

意外と知られていませんが、 Google カレンダーの予定は CSV ファイルでエクスポート（またはインポート）することができます。

例えば、 Google カレンダーの予定を CSV ファイルでエクスポートすれば、そのファイルをもとに社員の月単位の業務時間と業務内容の進捗をダッシュボードなどでわかりやすく見える化することが可能です。

また、事前に用意した CSV ファイルを Google カレンダーにインポートすることで、多くの予定を Google カレンダーに一括登録できます。これにより、予定を一つずつ作成する手間を省くことができ、業務効率化を実現できます。

定例的な数字報告資料を Google スライドで自動作成する

多くの企業は週次または月次で自社の売上・契約数などを資料にまとめ、定例会で報告しています。定例会の度にデータを手作業で更新し、資料を毎回作成している方も多いのではないでしょうか？

しかし、 Google Apps Script （GAS）を使えば、特定の Google スプレッドシートのグラフを Google スライドに自動でコピペするようなプログラムを作ることができます。

そして、 Google スプレッドシートはクラウド 100% で提供されているため、各メンバーが Google スプレッドシートに入力した数値をグラフへ反映するようにしておけば、グラフの数字更新から Google スライドの資料化まで全ての作業を自動化でき、大幅な工数削減に繋がります。

SNS のデータを自動収集してマーケティングに活用する

前述した Google Apps Script （GAS）を使えば、 Twitter や Facebook などの SNS 上のデータを自動収集し、それらを Google スプレッドシートでわかりやすくまとめるようなプログラムを作ることができます。

例えば、自社が新製品をリリースしたタイミングで SNS のデータを収集してユーザーの声を分析することで、新製品に対するマーケットの反応を即座に把握可能になり、その結果を今後のマーケティング活動などに反映できます。

Google Workspace （旧 G Suite ）を他システムと連携する

Google Workspace （旧 G Suite ）は世界中で高いシェアを誇るサービスであり、業種や規模を問わずに様々な会社に対して導入実績があります。そのため、 Google Workspace （旧 G Suite ）と連携できるシステムは多く、これらを組み合わせることで利便性はさらに向上します。

代表的なものとしては、勤怠管理やワークフロー、 CRM （ Customer Relationship Management ：顧客管理システム）、セキュリティ強化などが挙げられます。これらのシステムと Google Workspace （旧 G Suite ）を連携することで便利に使えますし、シングルサインオンで連携すれば、システムへログインする際の ID やパスワードを統合的に管理することも可能です。

Google Workspace （旧 G Suite ）をベースとしたアプリケーションを構築する

Google Workspace （旧 G Suite ）では、同サービスが動作するクラウド環境上で、アプリケーションを構築できるプラットフォームを提供しています。これを利用することで、 Google Workspace （旧 G Suite ）との連携が可能になるのはもちろん、セキュリティレベルの高い Google の環境下でアプリケーションを運用可能になります。

Google の環境は 100% クラウドで提供されているため、メンテナンスや管理はすべて Google に任せられます。このように、自社の工数を最小限に抑えながら、安全な環境で高品質なアプリケーションを構築・カスタマイズすることができるのです。

Google Workspace （旧 G Suite ）のロゴをオリジナルに変更する

Google Workspace （旧 G Suite ）では、各サービス画面に表示される「 Google Workspace 」のロゴをオリジナルのものに変更できます。やり方はとても簡単で、管理者権限を持つアカウントで Google Workspace （旧 G Suite ）の管理コンソールにログインし、「アカウント設定」の画面から任意のファイルをアップロードするだけです。

この時、アップロードする画像ファイルにはいくつかの制限があり、

• ファイル形式は PNG または GIF
• 最大 320 x 132 ピクセルまで
• 30 KB 以内

という条件を満たしている必要があります。

Google Workspace （旧 G Suite ）のステータスダッシュボードをカスタマイズする

Google Workspace （旧 G Suite ）では、ステータスダッシュボードをユーザーごとにカスタマイズできます。ステータスダッシュボードとは、 Google Workspace （旧 G Suite ）のコアサービスやインストール済みのアプリケーションなどが表示される場所です。

ユーザーはステータスダッシュボードからインストール済みのアプリケーションを立ち上げたり、管理者承認済みのアプリケーションをインストール可能です。このダッシュボードをユーザー向けにカスタマイズすることで、ユーザーが必要な情報を効率的に取得できるようになり、結果として組織の生産性向上に繋がります。

Google Workspace （旧 G Suite ）の契約はトップゲートがオススメ

前述した通り、 Google Workspace （旧 G Suite ）では様々な機能がオールインワンで提供されており、カスタマイズによって数多くのことを実現できます。自社の業務効率化や生産性向上を目指していく上で、 Google Workspace （旧 G Suite ）は強力な武器になると言えるでしょう。

Google Workspace （旧 G Suite ）は Google と直接契約することも可能ですが、パートナー企業と契約する、という選択肢も用意されています。パートナー企業とは、 Google から正式に認められた会社であり、 Google Workspace （旧 G Suite ）の販売を行なっている民間企業です。

弊社トップゲートもパートナー企業のうちの1社であり、お客様に Google Workspace （旧 G Suite ）を提供しています。本章では、トップゲートで Google Workspace （旧 G Suite ）を契約するメリットをご紹介します。

パートナー経由で契約するメリットについては以下の記事が参考になります。

Google Workspace（旧G Suite）導入はパートナーが必須？その役割とポイントを解説！

請求書払いが可能

トップゲートで Google Workspace （旧 G Suite ）を契約すると、サービス料金を請求書払いすることが可能になります。加えて、個別相談をすることでイレギュラーな支払い方法に対応できる点は、企業にとって大きなメリットです。

円建てで運用できる

トップゲートで Google Workspace （旧 G Suite ）を契約した場合は、支払い国や通貨を設定する必要がないため、確実に円建てで運用できます。外貨建てでの経理処理はとても煩雑になってしまうので、この点も企業にとって大きなメリットだと言えます。

管理者の負荷を軽減できる

Google と直接契約した場合は、管理コンソール上で管理者が支払方法などを設定する必要があります。作業自体が面倒なことに加えて、間違って設定してしまうと Google Workspace （旧 G Suite ）のアカウント自体を削除しなければいけない事態にもなりかねません。

トップゲート契約の場合は、担当営業との打ち合わせを複数回実施するため、その内容を元に各種設定を進めていくことができます。支払い方法を管理者が設定する必要もなく、担当営業がサービス開始に向けて全面的にフォローします。

導入後のサポートが充実している

トップゲートで契約すれば、無料サポートがデフォルトで付加されています。請求、障害、基本的な使い方など、さまざまな観点から導入企業の Google Workspace （旧 G Suite ）の運用をサポートします。

プラン変更の相談も可能なため、自社の利用状況を踏まえて、プロの目線からアドバイスを受けることができます。Google 直接契約では担当営業は付かないため、導入後サポートはトップゲート契約の大きなメリットと言えるでしょう。

まとめ

本記事では、 Google Workspace （旧 G Suite ）の概要から、カスタマイズでできることまで一挙にご紹介しました。

Google Workspace （旧 G Suite ）には様々な機能が搭載されており、あらゆるビジネスシーンにおいて自社の生産性向上に寄与するサービスです。メール、カレンダー、オンラインストレージ、チャットツール、ビデオ会議システムなど、企業に必要な機能がオールインワンで提供されています。

また、 Google Workspace （旧 G Suite ）は単体でも十分便利なサービスですが、カスタマイズすることでさらに利便性が向上します。自社でどのような活用ができるのか、ぜひ考えてみてください。

なお、 Google Workspace （旧 G Suite ）を導入するのであれば、トップゲート経由がオススメです。管理者の負荷軽減や導入後サポートなど、利用企業にとって嬉しいメリットが多数存在します。

本記事を参考にして、 Google Workspace （旧 G Suite ）の導入を検討してみてはいかがでしょうか？

弊社トップゲートでは、Google Workspace（旧G Suite）に関して、実績に裏付けられた技術力やさまざまな導入支援実績があります。あなたの状況に最適な利用方法の提案から運用のサポートまでのあなたに寄り添ったサポートを実現します！

Google Workspace（旧G Suite）の導入をご検討をされている方はお気軽にお問い合わせください。

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