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【150名規模オンライン会議】Google Meetで実施した結果わかったオススメ事前準備とは？

【150名規模オンライン会議】Google Meetで実施した結果わかったオススメ事前準備とは？

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公開年月日: 2020.05.01

更新年月日: 2025.08.05

【150名規模オンライン会議】Google Meetで実施した結果わかったオススメ事前準備とは？

2020年4月、弊社は150名規模の全社会議をオンラインで開催しました。
本記事では、Google Meet を活用した大規模オンライン会議を成功させるために知っておきたいトラブル事例や円滑に進めるために事前準備しておきたいことをご紹介します。
同様の会議を企画されているご担当者様は、ぜひ参考にしてください。

大規模オンライン会議であった実際のトラブルと解決法

今回の大規模オンライン会議で発生したトラブルとそれに対応する解決法を合わせて記載します。

発生トラブル1.ハウリング

ハウリングとは、「ピー」、「キーン」といった不快感を伴う中〜高周波な音が規則的に聞こえる現象です。オンライン会議をしたことがある方でしたら、一度は経験したことがあるかと思います。

発表者と発表者が交代のタイミングでミュートを解除した時に今回は発生しました。

原因が、マイクから入った音声がスピーカーで再生されて、その再生された音声をマイクが拾うことです。近くで同じ会議に参加する人がいると発生しやすいので、できれだけ近くに他の参加者さんがいない場所で参加するのがおすすめです。近くに他の参加者がいる場合は、発表者以外のマイクはミュートにして参加者さんはヘッドホンやイヤホンをして空間に音が漏れないようにすることでハウリングを防ぐことができます。

発生トラブル2.発表者の音声が聞こえなくなる

次に発生したトラブルが、発表者さんの音声が急に聞こえなくなったことです。
この原因は、他の参加者（または、発表者自身）が誤って発表者の音声をミュートにしたことが原因ですので、ミュートを解除すれば解決します。

発生トラブル3.音声・映像に乱れが生じる

次に発生したトラブルは、音声・映像の乱れです。音声が所々で聞こえなくなったり、映像が固まって音声だけが聞こえてきたりすることがありました。
この原因はネットワークであるがほとんどです。音声や映像をインターネット回線を用いて接続するため、接続しているインターネット回線の速度が遅い場合やオンライン会議で使用するデータ量が大きくなってしまった場合には、音声の途切れや遅延、映像の乱れが発生することがあります。

解決方法としては、

カメラ・マイクをオフにしてデータ量を減らす（全員）
wifiで接続している場合は有線で接続してみる（発表者）
バックグラウンドで使用しているアプリケーションを閉じる（発表者）
ブラウザで他のページを開かない

などで対応すると解決することが多いです。

発生トラブル4.発表者が離席する

最後に発生したトラブルは、発表者の離席です。この原因もネットワークであることがほとんどです。トラブル3同様に

インターネット回線の速度
使用データ量の大きさ

を確認されてみてください。

PC側のスペックの問題の可能性もありますので、解決しない場合は、その可能性も疑ってみてください。PCをいつもスリープ状態にしてシャットダウンをしない方も、このようなトラブルに見舞われることが確認されていますので、会議前はPCを一旦シャットダウンして再度電源を入れてから入室されると安心です。

大規模オンライン会議を円滑に進めるために事前準備しておきたい4つのこと

大規模なミーティングをするということは参加される方が多いということ。
準備が不足していて、参加者の時間を奪ってしまうことになりかねませんので、トラブルなくスムーズに会議を進められるように弊社が取り組んだ4つのポイントをご紹介します。
何事も備えあれば憂いなし。

事前準備1.会議の進行のスライドを作成しよう

オフラインでの会議の際も準備されているかもしれませんね。言葉だけで情報を伝えるよりもスライドもあった方が圧倒的に理解しやすいです。
オンライン会議だと、電波環境がよくないと音声・映像の乱れが生じることも考えられます。スライドがあれば、音声が乱れても伝えたいことは十分伝えることができます。

スライドを作成する際のツールは、Googleスライドのようなクラウド型のサービスを活用すると、修正がリアルタイムで反映されますし、URLを共有するだけでアクセスできるの便利です。

事前準備2.参加者様への協力要請のスライドを作成しよう

スライドを準備することの必要性は理解されたと思います。オンライン会議は、オフラインでは想定されないトラブルも生じることがありえますので、参加者の協力も必要です。スライドを表示してアナウンスをすることによって一層効果があります。

事前準備3.開始10分前にはオンラインミーティングルームに入室しよう

参加者さんは、主催者がミーティングルームに入っていないと参加できません。開始時刻に主催者がミーティングルームに入室すると参加者全員が揃う前にタイムラグがあり、定刻に会議を開始できません。定刻に会議を開始することは、その後のスケジュールを円滑に進める上でも重要ですので、主催者さんは早めの入室を心がけましょう。

事前準備4.司会役とサブ司会役を決めておこう

発言者の音声・映像の乱れが生じた時に、司会進行役の方がいると安心です。参加者さんも司会の言うことを聞いて行動できます。
発言者さん側からみると、問題なく進行しているように見えるので、音声・映像が乱れに気がつかないことがあります。オンラインの方でいくら声かけをしても発言者さんに声が届かない場合もありますので、メッセージツールで連絡してあげる良いですね。

また、司会進行役の方の音声・映像の乱れが発生したときのことも考えて、同じインターネット回線を使っていない方をサブの司会役として決めておくと一層安心です。