シャドーIT とは？企業にもたらすリスクや発生する原因や対策などを解説！

シャドー IT という言葉をご存知でしょうか？会社が許可していないにも関わらず、社員が個人端末や外部サービスを業務利用することを指す言葉です。シャドー IT には様々なリスクが潜んでいるため、企業が対策を講じるべき問題の一つとなっています。

そこで本記事では、シャドー IT とは何か？という基礎的な内容から、シャドー IT がもたらすリスク、発生する原因など、あらゆる観点から一挙にご紹介します。

シャドー IT とは？

概要

シャドー IT とは、会社が許可していないにも関わらず、社員が個人端末や外部サービスを業務利用することを指す言葉です。シャドーは英単語の shadow （影）を意味しており、表面的に見えない部分で IT が使われるため、このような名前が付けられています。

使い慣れた個人端末や外部サービスを業務に利用することは、一見すると便利である一方で、実は様々なリスクが潜んでいます。例えば、シャドー IT の代表的なリスクが情報漏洩です。個人端末やサービスアカウントに対して不正なアクセスが行われ、会社の機密情報が外部に漏れてしまうようなケースが考えられます。

そのため、規模や業種を問わず、シャドー IT はすべての企業が対策を講じるべき大きな課題であると言えます。

シャドー IT が生まれる背景

シャドー IT が生まれる背景として、社員が業務環境に不便を感じていることが大きな要因です。昨今、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスは身近なものとなり、電子メールやオンラインストレージなど、無料で使えるクラウドサービスが多く登場しています。

さらに、昨今の新型コロナウイルスの感染拡大の影響などにより、ビジネスマンの働き方は多様化しています。従来のオフィスへ出社するワークスタイルだけではなく、在宅勤務やテレワークなど、オフィス以外の場所で業務を行うケースが多くなりました。

このような背景から、近年ではこれまで以上にシャドー IT が生まれやすい環境となっているため、自社の貴重な情報資産を守るために、然るべき対策を正しく講じることが重要になります。

BYOD との違い

シャドー IT と似た言葉として BYOD が挙げられます。 BYOD は Bring Your Own Device の略であり、個人が所有している端末を業務に利用することを指しますが、これはシャドー IT とは明確に異なる概念です。

シャドー IT は会社が個人端末や外部サービスの業務利用を認めていないのに対して、BYOD では会社が正式に認めています。つまり、安全性などを考慮した上で、個人端末や外部サービスの業務利用を許可しているのです。

BYOD については、以下の記事で詳しく解説しておりますので、あわせてご覧ください。

BYOD とは？導入時のメリットとデメリットや導入時に押さえておきたいポイントを徹底解説

シャドー IT がもたらすリスク

情報漏洩

情報漏洩はシャドー IT における代表的なリスクの一つです。例えば、外部の無料クラウドストレージをシャドー IT で利用している場合、そのセキュリティは万全とは言えません。仮に個人情報などの機密情報が外部に漏れた場合、取り返しの付かない事態になります。

アカウントの乗っ取り被害

シャドー IT で利用しているサービスのアカウントが、悪意のある第三者によって乗っ取られる可能性があります。仮にアカウントが乗っ取られた場合、そのサービス上に存在するファイルや連絡先情報などが盗まれるリスクがあり、企業にとって大きな脅威となります。

社内ネットワーク（ LAN ）への不正アクセス

ネットワークへの不正アクセスもシャドー IT における代表的なリスクです。例えば、個人端末で社内ネットワークに接続した際、その端末がマルウェアやウイルスに感染している場合は、社内ネットワーク全体に感染が広がり、さらに大きなリスクを生み出す原因となります。

シャドー IT として利用されやすいツール

USB メモリ

USB メモリはシャドー IT に繋がるリスクをはらんでいるため、 USB メモリの使用自体を禁止している会社も少なくありません。例えば、 USB メモリに業務データを記録して自宅へ持ち帰る際、 USB メモリは小さくて紛失しやすいため、万が一の場合には情報漏洩に発展する可能性があります。

個人所有のデバイス

シャドー IT に利用されやすいものとして、個人所有のデバイスが挙げられます。近年、インターネットの爆発的な普及により、パソコンやスマートフォン、タブレットなどを個人で所有している人は増えています。それらを会社の許可なしに業務利用することで、シャドー IT に繋がってしまうのです。

フリーメール

Gmail や Yahoo！ メールなどのフリーメールは、シャドー IT に利用されることが多いツールです。最近では無料で使えるフリーメールが多数存在しており、普段使い慣れたフリーメールを業務利用することで、シャドー IT を生み出す原因になります。

チャットツール

近年、電話やメールに代わるコミュニケーション手段として、チャットの存在が注目されています。チャットは迅速なコミュニケーションを行う上では有効なツールですが、無料の外部サービスを業務利用することは大きなリスクを伴います。代表的な例としては、 LINE や Twitter などの SNS が挙げられます。

オンラインストレージ

個人でオンラインストレージを利用している方は多いと思いますが、これを業務に利用するのはとても危険です。ビジネス向けのサービスと比較して安全性が低い場合が多いため、仮に外部の無料オンラインストレージに自社の機密情報などを保管した場合、情報漏洩などのインシデントに繋がるリスクが高まります。

シャドー IT が発生する主な原因

会社がインフラを整備していない

シャドー IT が発生する原因として、会社がインフラ整備を怠っているケースが挙げられます。会社が社員に対して適切なデバイス・サービスを提供していれば、社員が独断で個人端末や外部サービスを利用することはありません。

社員は悪意があってシャドー IT に走るのではなく、より効率的に業務を進めるために会社の許可を得ていないデバイス・サービスを利用する、ということを忘れてはいけません。つまり、シャドー IT を撲滅するためには、企業が積極的にツールを整備することが重要だと言えます。

会社が社員の業務状況を把握できていない

会社が社員の業務状況を把握できていない場合、シャドー IT の発生リスクは高まります。もし社員一人ひとりの使用端末や業務状況などを会社が把握していれば、注意喚起を行うことでシャドー IT を未然に防ぐことができます。

最近では在宅勤務やテレワークが普及したことで、より一層社員の業務状況を把握することが困難になっています。このような仕組みを構築することが、シャドー IT のリスク低減に繋がると言えるでしょう。

社員のセキュリティに対する意識が低い

シャドー IT には様々なリスクが潜んでいることを前述しましたが、実際にシャドー IT を実行している社員は、その行為が危険なものである、という認識を持っていないケースが多いです。

そのため、会社が積極的に社員研修などを開催し、シャドー IT の危険性を社員に理解させることが重要です。社員一人ひとりの意識が変われば行動が変わり、結果としてシャドー IT の防止に繋がります。

シャドー IT への対策

ここまで、シャドー IT について詳しく解説してきましたが、シャドー IT を防ぐためにはどのような対策があるのでしょうか？

前述した通り、シャドー IT が発生する主な原因として「個人デバイス」や「無料ツール」の利用などが挙げられます。これらを防ぐためには、会社がデバイスや各種ツールを用意して社員に配り、業務環境を整備することが求められます。

デバイスの用意が難しい場合は、会社としてルールを決めることが大事です。例えば、個人の端末で社内ネットワークにアクセスさせない、機密情報は個人の端末に入れないなどです。そうすることで、万が一トラブルが発生しても影響を限定することが可能となります。

そして、市場には様々なツールが存在しますが、シャドー IT 対策には Google Workspace がオススメです。 Google Workspace は Google が提供するグループウェアであり、グローバルで広く利用されているサービスです。

Google Workspace には、

• メール：Gmail
• チャット：Google チャット
• オンラインストレージ：Google ドライブ

など、シャドー IT でよく使われる機能がすべて揃っています。

Google Workspace はビジネス向けの有料サービスであり、セキュリティやサポートも万全なため、実業務でも安心して使用することが可能です。さらに、組織内のアカウントを一元管理できる「管理コンソール」や情報ガバナンス・電子情報開示を実現できる「 Google Vault 」など、管理者向けの機能も多く搭載されています。

このように、シャドー IT 対策を行う場合には Google Workspace がとても有効なソリューションになると言えるでしょう。

Google Workspace に関心のある方は以下の記事がオススメです。
Google Workspace とは？基本機能や提供プラン、メリット、できることまで徹底解説！

管理コンソールに関心のある方は以下の記事がオススメです。
Google Workspace の管理コンソールとは？機能やできることまで徹底解説！

Google Vault に関心のある方は以下の記事がオススメです。
会社の機密情報を安全に管理！Google Vault の概要、機能、できることまで徹底解説！

まとめ

本記事では、シャドー IT とは何か？という基礎的な内容から、シャドー IT がもたらすリスク、発生する原因など、あらゆる観点から一挙にご紹介しました。

シャドー IT には多くのリスクが潜んでおり、最悪の場合には情報漏洩などに繋がる危険性もあります。昨今、在宅勤務やテレワークなどの普及により、シャドー IT が発生しやすい環境になっているため、この記事を読み返して対策を検討しておきましょう。

シャドー IT が発生する原因は多岐にわたりますが、代表的なものとしては、会社がインフラを整備していなかったり、社員の業務状況を把握できていなかったりすることが挙げられます。そのため、業務に必要なツールを整備して、社員の業務状況を見える化するための仕組みが重要になります。

これらを踏まえると、シャドー IT 対策には Google Workspace がオススメです。 Google Workspace には、企業に必要な機能がすべて揃っており、かつ、社員の業務状況を一元的に見える化できます。

そして、 Google Workspace を契約するなら、ぜひ G-gen 経由でのお申し込みをご検討ください。請求書払いや円建て運用はもちろんのこと、管理者負荷の軽減や導入後のフォローまで、全面的なサポートを受けることができます。

本記事を参考にして、ぜひ Google Workspace の導入を検討してみてはいかがでしょうか？

弊社 G-gen では、Google Workspace に関して、実績に裏付けられた技術力やさまざまな導入支援実績があります。あなたの状況に最適な利用方法の提案から運用のサポートまでのあなたに寄り添ったサポートを実現します！

Google Workspace の導入をご検討をされている方はお気軽にお問い合わせください。

お問い合わせする