データガバナンスにおけるデータポリシーの重要性とは？策定・運用するための手順を 5 ステップで解説！

データガバナンスとは？

データポリシーについて解説する前に、まずはデータガバナンスの基礎知識をご説明します。

データガバナンスとは、組織全体でデータの品質や一貫性を担保し、適切にデータを管理・活用するためのフレームワークを意味する言葉です。データガバナンスの目的としては、データの収集や活用に関するルール・ポリシーを策定し、データの透明性や安全性を確保することが挙げられます。

データガバナンスの実践により、企業はコンプライアンスを遵守しながら、適正なデータ活用を実現できるため、結果として様々なリスクを最小限に抑えられます。データが企業の重要資産として扱われている現代において、データガバナンスの重要性は益々高まっていると言えるでしょう。

関連記事：【入門】データガバナンスとは？必要性や実施手順、成功事例を解説

データポリシーの重要性

前章でデータガバナンスの概要について解説しましたが、適切なデータガバナンスを実現するためには、データポリシーが重要な要素の一つになります。

データポリシーとは、データの収集や利用、管理、共有、削除など、データに対する各種操作を行う上でのルールやガイドラインを定めたものです。企業が扱うデータの量や種類が増加している現代では、一定のポリシーのもとでデータの質を高い状態に保ちつつ、セキュリティやコンプライアンスを確保することが求められているため、適切なデータポリシーの設定はとても重要な要素になります。

本章では、データポリシーの重要性について、

• 意思決定の精度向上とリスク低減
• 業務効率化と市場競争力の向上
• 社内のデータ利用における透明性の確保

の 3 つの観点に分けて、それぞれ詳しくご説明します。

意思決定の精度向上とリスク低減

適切なデータポリシーの導入は、正確かつ信頼性の高いデータの維持に繋がり、意思決定の精度向上に直結します。また、近年は個人情報や機密データの取り扱いに関する法規制が厳格化していますが、データポリシーを細かく設計することで、これらの規制に適合したデータ管理が可能となり、罰則を受けるリスクを最小限に抑えられます。

業務効率化と市場競争力の強化

組織内でデータの定義や利用方法が統一化されていれば、業務プロセスがスムーズになり、無駄な作業を削減できます。これにより、データ活用のスピードが上がり、ビジネス市場における競争力の強化に繋がります。このように、適切なデータポリシーの導入は、自社のビジネス成長を実現する上でも、非常に重要な役割を担っていると言えます。

社内のデータ利用における透明性の確保

データポリシーを策定し、適切に運用することで、誰が何のデータをどのように使っているのかを明確化できるため、データ利用における透明性の確保に繋がります。その結果、全社的なデータの一貫性と信頼性を確保でき、部門間のデータ共有が円滑に進むようになります。

このように、多種多様なデータが溢れている現代において、データポリシーはデータ駆動型ビジネスを実現するための重要な要素になると言えるでしょう。

関連記事：データ駆動型経営とは？初心者が取り組む際の実践ステップをわかりやすく解説！

データポリシーに含まれる内容

以下、代表的なデータポリシーの内容を表にまとめます。

このように、一口にデータポリシーと言っても、その内容は多岐にわたります。そのため、扱うデータの種類やセキュリティ要件など、複数の観点からデータポリシーの中身を検討し、自社にとって最適なルールを定めることが大切です。

なお、自社だけで検討するのが難しい場合は、外部ベンダーへの相談も有効な選択肢の一つです。経験豊富な専門家へ依頼すれば、自社の状況に合わせた適切なポリシーを設計してくれるため、効率的かつ安全な環境で自社のデータ活用を推進できるようになります。

データポリシーを策定・運用するための 5 ステップ

適切なデータポリシーを策定するためには、適切な手順でプロジェクトを進める必要があります。本章では、データポリシーの策定・運用の手順について、重要なポイントを交えながら 5 つのステップに分けて解説します。

Step.1 目的の明確化

データポリシー策定の第一歩は、その目的を明確化することです。なぜデータポリシーが必要なのか、組織やチーム内で目的・ゴールの認識合わせを行います。

例えば、

• データ漏洩や不正利用の防止
• 法令や規制に対するルール遵守
• データ活用の効率化や透明性の確保

など、様々なケースが考えられます。

この時、具体的かつ測定可能なゴールを設定することで、プロジェクトの進捗を可視化できるようになるため、この点は覚えておくとよいでしょう。

Step.2 自社の現状把握

目的が定まった後は、自社の現状を具体的に把握します。組織内で何のデータがどのように利用されているのか、細かく確認して全体像を見える化しましょう。

具体的には、

• データの種類（例：顧客データ、商品データ、購買データなど）
• データの所在（例：クラウド、オンプレミス、部門ごとの管理状況）
• アクセス権限（例：誰がどのデータにアクセスできるのか）

などを入念にチェックします。

このように、自社の現状を可視化することで、データポリシー策定に必要な課題が浮き彫りになります。

Step.3 データポリシーの策定

自社の現状把握ができたら、次はいよいよデータポリシーの策定に移ります。

例えば、

• データの分類と管理方法
• アクセス権限と責任範囲
• セキュリティ対策
• データの保存期間と削除ルール

など、あらゆる観点から自社のデータポリシーを検討します。

この時、データポリシーを必要以上に複雑化する必要はありません。極力シンプルでわかりやすく、現場が無理なく実践可能な内容にすることが、データポリシーの運用を成功させるための鍵になります。

Step.4 データポリシーの実行とトレーニング

データポリシーを策定した後は、そのポリシーを組織全体で共有して実行フェーズへ移行します。そして、ポリシーを実行する際には、社員に対するトレーニングが必要不可欠です。

例えば、

• 対象者に応じたトレーニング（管理職向け、現場担当者向けなどに分けて実施）
• シナリオ演習（情報漏洩やトラブル発生時の対応を想定した訓練）
• 継続的な教育（法令改正や新しい脅威に対応するための教育）

などが、データポリシーの導入時に求められるトレーニングの一例です。データポリシーは展開しただけでは意味がなく、全社員がその内容を遵守することで初めて適切なデータガバナンスを実現できるため、データポリシーの実行とトレーニングはセットで考えるように意識しましょう。

Step.5 データポリシーを評価・改善するための仕組み構築

組織におけるデータポリシーは、自社の状況や市場環境に応じて常に改善を行うことが求められます。例えば、新たな脅威が出現した場合はその対策を追加する必要がありますし、最新の法改正にも対応しなければいけません。

そのため、データポリシーの運用状況を定期的に評価し、必要に応じて改善するような仕組みを整備することが大切です。このように、データポリシーを監視・モニタリングする体制を構築し、問題点を継続的にフィードバックすることで、データポリシーの精度向上を実現できます。

データガバナンスを成功させるためのポイント

ここまで、データポリシーについて詳しく解説してきましたが、実際にデータポリシーを策定し、自社でデータガバナンスに取り組む際には、意識すべきポイントがいくつか存在します。本章では、データガバナンスを成功させるためのポイントを 3 つご紹介します。

全社的に取り組む

データガバナンスを成功させるためには、全社的に取り組むことが重要なポイントになります。データガバナンスは特定の部署やチームだけが実施するものではなく、全社員が一丸となって取り組むべき大規模なプロジェクトです。

特に、経営層のリーダーシップはプロジェクトの成否を決める大切な要素であり、上層部がデータガバナンスの方針やゴールを明確に示すことで、組織全体が一貫して同じ方向を目指すことができます。また、データ活用やデータガバナンスの必要性を全員が理解できるよう、社員向けの説明会などを開催することも有効な選択肢だと言えるでしょう。

スモールスタートで始める

データガバナンスを初めて導入する際には、スモールスタートで始めることが効果的です。まずは、特定の部門や小規模なプロジェクトでデータガバナンスの取り組みを試し、その成果や課題をもとに改善を重ねていけば、実践を通して全社展開に向けた準備を行うことができます。

また、スモールスタートのメリットとして、リスクを抑えながら実運用に合わせた柔軟なガバナンス体制を構築できる点が挙げられます。このように、スモールスタートから始めて段階的にスケールさせることで、データガバナンスを無理なく全社に浸透させることが可能になります。

継続的に PDCA サイクルを回す

データガバナンスは「一度構築して終わり」ではなく、継続的な改善が求められる取り組みです。データの品質やセキュリティを定期的にチェックし、法規制の変更や新たな技術の登場に応じて、ガイドラインやセキュリティ対策などを常にアップデートする必要があります。

継続的な監視と改善を行うことで、データガバナンスの仕組みが適切に機能し、長期的な企業の競争力を支える基盤となります。このように、データガバナンスは一過性のものではなく、定期的な PDCA サイクルの実践が重要であることを覚えておきましょう。

まとめ

本記事では、データガバナンスの基礎知識やデータ管理におけるデータポリシーの重要性、データポリシーを策定・運用するための手順などを一挙にご説明しました。

企業がデータポリシーを策定することで、意思決定の精度向上やリスク低減、市場競争力の強化など、様々なメリットを享受できます。その結果、適切な組織全体で適切なデータガバナンスを実践できるようになり、自社のビジネス成長に繋がります。

この記事を読み返して、データポリシーの概要や重要性、具体的な策定方法などを理解しておきましょう。

当社 G-gen では、

• 生成 AI の活用支援
• システム構築やアプリケーション開発
• Google Cloud の請求代行
• Google Cloud の運用サポート
• Google Cloud に関する技術サポート、コンサルティング

など、企業様のビジネスを加速させるための幅広いサポートをワンストップで提供しています。

また、 Google Workspace に関しても、実績に裏付けられた技術力や導入支援実績があります。企業様の状況に合わせた利用方法の提案や運用のサポートなど、企業様に寄り添ったサポートを提供していますので、関心のある方は問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。

本記事を参考にして、データガバナンスの実践を検討してみてはいかがでしょうか？