Google Workspace の共有ドライブとは？ Google ドライブとの違いやメリット、使い方まで徹底解説！

Google Workspace に搭載されている共有ドライブをご存知でしょうか？

Google ドライブとよく似た機能ですが、共有ドライブの方が組織利用には適しており、ファイルを安全かつ効率的に管理できます。

本記事では、共有ドライブの概要やメリット、具体的な使い方まで、あらゆる観点から一挙にご紹介します。組織で効率的にファイルを管理したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

Google ドライブとは？

共有ドライブについて説明する前に、まずは Google ドライブの基本を押さえておきましょう。

Google ドライブは Google が提供するオンラインストレージサービスです。 Google が企業向けに展開しているグループウェア「 Google Workspace 」に含まれる機能の一つです。

Office ファイル、画像、動画などをネット回線を通じて、クラウド上にアップロード・保存することができます。

オンライン上にファイルを保存することで、以下のようなメリットが得られます。

• Windows PC 、 Mac 、 iPhone 、 Android スマホなど、様々な端末でアクセスできる
• インターネット環境があれば、場所を問わずにどこからでもアクセスできる
• アップロードしたファイルは、簡単に外部共有やダウンロードができる
• セキュリティが強固なサーバーで、大切なファイルを保管できる

ローカルへのファイル保存が「タンス預金」なら、 Google ドライブ保存は「銀行預金」です。タンス預金は自分の身近にあるので、安心のように感じますが、泥棒が入ったり災害が起きたらアウトです。

銀行預金は自分とは離れたところに保管しますが、泥棒が入ってしまう心配はないですし、災害時も大きなリスクはありません。至るところに ATM があるので、必要な時はいつでもどこでも引き出すことができます。

また、 Google ドライブは単にファイル格納や共有をするだけではなく、 Office ファイルのようなデータ作成機能が備わっている点も大きな特徴です。

共有ドライブとは？

概要

共有ドライブは Google ドライブに内包されている機能であり、組織単位でファイルを管理できるクラウドストレージです。ここで言う「組織」とは、 Google Workspace におけるユーザーの集合体であり、複数のアカウントを1つのグループとして設定するものです。

共有ドライブに保管されたファイルやデータは、その権限が組織に紐づきます。そのため、ファイルが特定の個人アカウントに依存することなく、組織として効率的にファイルを管理できます。この点については、後ほど詳しくご説明します。

マイドライブや共有アイテムとの違い

Google ドライブには「マイドライブ」と「共有ドライブ」という2つのストレージが搭載されています。一般的には、 Google ドライブという言葉はマイドライブのことを指していることが多いです。

マイドライブでは、ファイルの所有権が特定の個人アカウントに紐づきます。 A さんが作成したファイルであれば、各種権限は A さんのみに限定され、そこから別のアカウントに権限を付与していく形になります。

一方、共有ドライブでは、ファイルの所有権が組織に紐づきます。組織（グループ）に属しているアカウント全員に権限が付与されるため、個別に権限設定を追加する必要はなく、組織全体で効率的にファイルを管理できます。

また、共有ドライブと混同しやすい言葉として「共有アイテム」が挙げられます。共有アイテムとは、 Google ドライブ上に保存されているファイルのうち、複数のアカウントに権限が付与されているファイルを意味します。

例えば、マイドライブにアップロードしたファイルの権限を誰かに付与した場合、その時点から対象のファイルは共有アイテムになります。ただし、マイドライブにおける共有アイテムの権限はファイル自体に紐づくため、他人へ共有するためにはファイル単位で権限設定を設定する必要があります。

しかし、共有ドライブの場合は保存されているファイルの所有権が組織に紐づくため、共有ドライブにファイルがアップロードされた時点でそのファイルは共有アイテムになります。なお、この場合の共有アイテムの権限は共有ドライブの権限と同一になります。

対応しているプラン

共有ドライブは、現在 Google Workspace のすべてのプランで提供されています。

以前は Google Workspace Business Starter では共有ドライブを使うことができませんでしたが、現在では Business Starter でも利用可能になっています（※一部の機能制限あり）。

Google Workspace のライセンス体系や価格、各プランにおける機能の詳細については、以下の公式ページをご確認ください。

Google Workspace のプランと料金設定（公式ページ）

共有ドライブのメリット

組織のファイル管理を効率化できる

共有ドライブは組織単位でファイル権限が設定されるため、個人アカウントに一つずつ権限を付与する必要はありません。これにより、組織単位で効率的にファイルを管理できるようになり、自社の生産性向上に繋がります。

退職者が発生してもファイルが残る

マイドライブはファイル権限が個人アカウントに紐づくため、仮に退職者が発生した場合は、そのアカウントがオーナーとなっているファイルは Google Workspace の環境から削除されてしまいます。

しかし、共有ドライブは一つのファイルを組織全員で共有しているため、誰かが退職してもファイルが消えることはありません。このように、ファイルの安全性を担保できる点は、共有ドライブの大きなメリットだと言えるでしょう。

ファイルサーバーのコスト削減に繋がる

ファイルを保管・管理するためにファイルサーバーを個別に導入している企業は多いですが、共有ドライブは組織全体でのファイル管理が可能になるため、ファイルサーバーの代替として利用できます。

追加コストなしで Google Workspace の料金だけで自由に使えるため、結果として自社にコスト削減に大きく寄与します。

共有ドライブを使用する際の注意点

ファイルを共有するメンバー数の上限

共有ドライブでは「ファイルを共有するメンバー数は600まで」という上限が定められています。そのため、多くのアカウントにファイルを共有する場合は上限数を超えないように注意してください。なお、 Google グループで複数ユーザーをまとめれば、この上限値を実質的に引き上げることができます。

1日のアップロードの上限

共有ドライブの1日のアップロード上限は「1日あたり 750 GB まで」という上限が定められています。一般的なファイルであれば問題ありませんが、動画などの大容量ファイルを頻繁に扱う企業は注意が必要です。

権限設定

共有ドライブは組織単位で権限を付与する仕組みであるため、その組織に属するメンバーは共有ドライブの中身をすべて確認できます。この特徴が大きなメリットになる反面、運用を誤った場合はセキュリティリスクに繋がる可能性もあるので、権限設定は慎重に行うようにしてください。

共有ドライブ運用の Tips

オススメのファイル構成例

共有ドライブを運用する際は、1つの巨大なドライブの中に「会社 > 部門 > チーム」のように深い階層のフォルダを作るのではなく、目的やチームごとに別々の共有ドライブを作成する「フラットな構成」が強く推奨されています。

推奨される共有ドライブの分け方例

• 「全社共有（社内規定やフォーマットなど）」の共有ドライブ
• 各部門固有のコンテンツを保存する「〇〇部門」の共有ドライブ
• 部門を横断して関わる「〇〇プロジェクト」の共有ドライブ

なぜフラットな構成が良いのか？

共有ドライブは、「ドライブ全体」に対して付与した権限が、配下のフォルダすべてに強制的に引き継がれる仕組みです。「会社」という大きな単位でドライブを作り、全社員を追加してしまうと、「このプロジェクトのフォルダは特定のメンバーにしか見せないようにする」といった細やかな権限管理が難しくなります。

目的ごとに共有ドライブを分けることで、必要な人だけがアクセスできる安全なファイル管理が実現します。  

共有ドライブの効果的な分け方や、見つけやすくするための命名規則などの詳細については、以下の公式ヘルプをご確認ください。

共有ドライブのベストプラクティスとヒント（公式ヘルプ）

Google グループによる効率化

Google グループは Google が提供しているツールであり、主に組織のコラボレーションを活性化させるための目的で使用されています。メーリングリストを作成したり、特定のメンバー間で Web フォーラムを作ることができます。

共有フォルダを運用する際、あらかじめ組織やプロジェクトなどの単位で Google グループを作成しておけば、権限の付与・管理を効率的に行うことができます。また、 Google グループを活用することで実質的なファイル共有のメンバー数上限を引き上げられる点も大きなメリットです。

共有ドライブの整理が必要なケース

共有ドライブが不便になってきた場合は、コンテンツの整理を検討するのも一案です。例えば、次のような場合は整理が必要であると考えられます。

ルートレベルにあるファイルが多すぎる

共有ドライブのルートレベルにファイルが多数ある場合、次のような状況が発生している可能性があります。

• 目的が不明確（複数のプロジェクトのファイルが共有ドライブに漫然と保管されている）
• メンバーの範囲が広すぎる（メンバーとして割り当てられたプロジェクトチームまたは組織部門が多すぎる）

このような場合は、共有ドライブをそれぞれのプロジェクトまたは部門、チームごとに複数のドライブに分けて、共有ドライブを整理した上で使う必要があります。

プロジェクトごとにフォルダを作ろうとしている

ユーザーがプロジェクトやプログラムを一覧できる共有ドライブを作成し、プロジェクトごとにフォルダを作ろうとしている場合、共有ドライブ内のフォルダごとに個別のアクセス権を設定できないか？という問い合わせがユーザーから管理者に届くことがあります。

このような場合は、1つの共有ドライブに多数のファイルを詰め込みすぎている可能性があります。各フォルダをそれぞれ別の共有ドライブとして整理し、ユーザーが使いやすい形に修正することが大切です。

フォルダとファイルの整理についてチーム内で議論が起こっている

複数のチームで共有ドライブ内のファイルやフォルダの整理について意見がまとまらない時は、その共有ドライブに属しているプロジェクトやチームの数が多すぎる可能性があります。この場合は、新しい共有ドライブを作成し、全体を整理し直すことが効果的です。

グループのコンテンツのみを共有ドライブに保存する

共有ドライブに個人的なコンテンツやメモを保存するべきではありません。共有ドライブはプロジェクトで共有するファイルやアイテム向けに設計されており、チームやグループ全体での利用を想定しています。

共有ドライブの使い方

共有ドライブの基本操作（閲覧・編集・移動・削除）

共有ドライブに保存されているファイルは、個人の「マイドライブ」とほとんど変わらない直感的な操作で扱うことができます。

閲覧・編集

対象のファイルをダブルクリックして開くだけで閲覧や編集が可能です（※事前に編集権限が付与されている必要があります）。

移動

ファイルを右クリックして移動先を指定する、またはドラッグ＆ドロップで任意のフォルダへ直感的に移動できます。

削除

不要になったファイルは、右クリックからゴミ箱へ移動させることで簡単に削除できます。

詳しい画面操作のステップや、最新のアップデート情報については以下の公式ヘルプをご確認ください。

Google ドライブのファイルとフォルダを使用する（公式ページ）

共有ドライブの作成・権限設定・ファイルアップロード

共有ドライブの立ち上げやメンバーの管理も非常にシンプルです。

共有ドライブの作成

Google ドライブのメニューから「共有ドライブ」を選択し、新規作成するだけで新しい共有スペースが立ち上がります。

共有ドライブの権限を設定する

作成したドライブに対して、参加させたいユーザーや Google グループを追加し、5段階のアクセスレベル（管理者、投稿者、閲覧者など）から適切な権限を割り当てます。

共有ドライブにファイルをアップロードする

ドラッグ＆ドロップや「新規」ボタンからファイルをアップロードできます。マイドライブと異なり、アップロードした時点でドライブのメンバー全員に自動で権限が付与されるため、個別の共有設定は不要です。

実際の作成手順や、メンバーの追加方法などの詳細については、以下の公式ヘルプページをご参照ください。

共有ドライブでファイルやフォルダを保存、共有する（公式ヘルプ）

共有ドライブの権限

最後に共有ドライブの権限についてご説明します。

共有ドライブでは、参加するメンバーの役割に合わせて以下の5つのアクセスレベルを設定できます。

管理者

ドライブの設定変更やメンバーの追加・削除など、すべての操作が可能な権限です。

コンテンツ管理者

ファイルやフォルダの追加、編集、移動、削除など、コンテンツ管理の全般が行えます（※メンバーを追加する際のデフォルト権限です）。

投稿者

ファイルの追加や編集はできますが、ファイルの「削除」はできません。

閲覧者（コメント可）

ファイルの閲覧と、コメントの追加のみが可能です。

閲覧者

ファイルの閲覧とダウンロードのみが可能です。

これらを適切に使い分けることで、「全社員が見ることはできるが、編集や削除ができるのは一部の担当者だけ」といった安全なファイル管理が実現します。

各アクセスレベルで実行できる操作（ファイル移動やゴミ箱からの復元など）の詳しい違いについては、以下の公式ヘルプをご確認ください。

メンバーに付与されるアクセス権の種類（公式ヘルプ）

まとめ

本記事では、共有ドライブの概要やメリット、具体的な使い方まで、あらゆる観点から一挙にご紹介しました。

共有ドライブは組織のファイル管理に最適な機能です。特定のアカウントにファイルが紐づくことはなく、組織単位で権限が付与されるため、仮に退職者が発生した場合でもファイルが消えてしまうリスクはなく、組織で安心してファイルを管理できます。

また、共有ドライブは Google Workspace の一部プランに標準搭載されているため、追加のコストが発生しない点も大きなメリットだと言えるでしょう。 Google Workspace の世界の中で組織のファイル管理を効率化できるため、ファイルサーバー料金などのコスト削減に直結します。

本記事を参考にして、ぜひ Google Workspace の導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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