【いまさら聞けない】グループウェアとは？メリットやデメリット、代表的なサービスまで一挙に紹介！

最近では多くの企業がグループウェアを導入しています。しかし、グループウェアという言葉自体は知っていても、正しい意味を理解していない方もいらっしゃるのではないでしょうか？

本記事では、グループウェアとは何か？という基礎的な内容に加えて、グループウェアの種類や機能、メリット、デメリット、代表的なグループウェアサービスまで一挙にご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

グループウェアとは？

グループウェアとは、社内のコミュニケーション活性化や生産性向上を目的としたサービスの総称です。特定のサービスを指す言葉ではなく、「グループウェア」という一つのジャンルが確立されており、市場には様々なグループウェアサービスが存在します。

組織やチームで仕事を進める際、メンバー同士が円滑にコミュニケーションを行う必要がありますが、人数が増えるほどそのハードルは高くなり、思うようにプロジェクトが進まないことがあります。このような課題を解決するのがグループウェアです。

一般的にグループウェアと呼ばれるサービスには多くの機能が搭載されており、社員同士の情報共有や協働作業を加速する効果があります。代表的な機能としては、メールやスケジュール、ビジネスチャット、ビデオ会議などが挙げられます。

ただし、一口にグループウェアと言っても、提供している機能はサービスごとに異なります。また、同じサービスでもプランが細かく分かれており、料金や機能に差があるケースも珍しくありません。

昨今、新型コロナウイルスの感染拡大をはじめとする様々な外部要因により、市場環境は目まぐるしく変化しています。このような状況下においては、社員同士が連携して効率的なコミュニケーションを図ることが求められており、そのためにはグループウェアの活用が重要な意味を持っていると言えるでしょう。

グループウェアの種類

グループウェアは大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つに分類されます。それぞれについて詳しく見ていきましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型のグループウェアは、自社でサーバーを用意して運用する形態のグループウェアです。自社だけの専用サーバーを利用するため、状況に合わせてカスタマイズしやすい点が特徴となっています。

ただし、オンプレミス型はすべての設備を自社で揃える必要があるため、初期費用が高くなる傾向にあります。加えて、保守や運用も自社で行うため、 IT 担当者の負担が大きくなり、障害発生時などは相当な苦労を強いられることになります。

また、オンプレミス型のグループウェアを利用するためには、一般的に社内ネットワークへの接続が前提となります。そのため、セキュリティ観点では安全性を担保できますが、社外からの接続時には VPN などが必要になるケースも多く、追加コストが発生することもあります。

クラウド型

クラウド型のグループウェアは、第三者であるクラウドベンダーが提供しているクラウドサーバーを利用して運用する形態のグループウェアです。他社が提供しているサービスを使用するため、オンプレミスと比較すればカスタマイズ性は低くなります。

ただし、クラウド型は自社で設備を用意する必要がないため、初期費用を抑えながら利用できます。発生するコストは月額の利用料金のみで、初期費用が一切かからないグループウェアサービスも珍しくありません。加えて、保守や運用を外部に任せられるため、自社の作業負担を低減できる点も大きなメリットです。

クラウド型のグループウェアを利用するためには、インターネット接続が必要になりますが、インターネットに繋がってさえいれば場所や時間を問わずにグループウェアを利用できます。昨今、新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、在宅勤務やテレワークが広く普及したことが追い風となり、現在はクラウド型で提供されるグループウェアサービスが多くなっている印象です。

グループウェアの代表的な機能

グループウェアには、組織の生産性を向上させるための様々な機能が搭載されています。各グループウェアサービスによって提供される機能は異なりますが、ここでは代表的なものをいくつかご紹介します。

メール

メールはグループウェアの代表的な機能です。現在もメール主体でコミュニケーションを行っている企業は多いのではないでしょうか？グループウェアサービスでは、会社ごとに独自ドメインを取得し（または既に取得しているドメイン）、好きなドメインで個社のアドレスを作成できます。

ドメインとは「インターネット上の住所」と例えられる言葉であり、ホームページや Web サイトが存在している場所を特定するためのものです。一般的なメールアドレスでは「 @ 」の後ろに続く文字列がドメイン名と呼ばれており、例えば、無料版 Gmail の場合は「 @ gmail.com 」の部分がドメインとなり、「 @ 」よりも前の文字列はユーザーが任意で決めることが可能です。

加えて、複数人でグループを組んでメーリングリストを作成するなど、ビジネスを進める上で便利な機能が搭載されている点もグループウェアサービスにおけるメール機能の特徴です。

スケジュール（カレンダー）

スケジュールは社員同士がお互いの予定を確認する際に便利な機能です。多くのグループウェアではカレンダー形式で社員の予定が公開されているため、会議を設定したい時に効率的に作業を進めることができます。また、会議室予約システムと連携して、スケジュール機能から直接会議室を予約できるグループウェアも存在します。

ストレージ

ストレージは業務で利用するファイルなどを保管しておくための貯蔵庫だとイメージしてください。 Word や Excel などの Office ファイルはもちろんのこと、画像や動画などのメディアファイルも保存できます。ただし、一般的には容量制限が設けられているため、大容量ファイルを保管する際は注意が必要です。

また、ファイルの保管だけではなく、業務を遂行しやすいようにファイルの管理を行なったり、他の社員に対して簡単にファイルを共有できるグループウェアも存在します。これにより、わざわざメールにファイルを添付して送付する、という煩雑な作業から解放されます。

ビジネスチャット

近年、電話やメールに代わる新しいコミュニケーション手段として、ビジネスチャットが注目されています。例えば、「電話やメールをするほどではないが、いま少しだけ聞きたい」という時はビジネスチャットが有効なツールになります。メールよりもリアルタイム性に優れているため、欲しい情報をスムーズに取得できます。

ビデオ会議

昨今、新型コロナウイルスの感染拡大の影響から、企業のワークスタイルは多様化しています。従来のオフィス出社ではなく、在宅勤務やテレワークなど、「会社以外の場所」で働く機会が増えました。このような背景により、ビデオ会議は既に身近なものとして定着していますが、このビデオ会議もグループウェアに搭載されている機能の一つです。

グループウェアのメリット

グループウェアを導入することで企業は様々なメリットを享受できます。ここでは、代表的なものをいくつかご紹介します。

社内のコミュニケーションを活性化できる

グループウェアの大きなメリットとして、社内のコミュニケーションを活性化できる点が挙げられます。グループウェアにはメールやビジネスチャット、ビデオ会議など、様々なコミュニケーションツールが搭載されているため、これらを駆使することで社員同士がスムーズに連携可能になり、組織の生産性が大きく向上します。

業務に必要な機能が揃っている

前述した通り、グループウェアには業務に必要な様々な機能が搭載されています。もしメールサービスやストレージサービス、ビデオ会議システムなどを個別に導入した場合、トータルコストは跳ね上がりますが、グループウェアはすべてを内包したパッケージとして提供されているため、コストを抑えることができます。また、一般的にグループウェア内の機能同士はシームレスに連携できることが多いため、業務効率化の観点からもメリットは大きいと言えます。

働き方改革を実現できる

グループウェアを活用することで、社員同士のコミュニケーションやコラボレーションを加速できるため、働き方改革や DX の実現に大きく寄与します。わかりやすい例として、クラウド型のグループウェアを利用した場合を考えてみましょう。

クラウド型のグループウェアであれば、社員の働く場所に関係なく必要な情報にアクセスできるため、テレワークや在宅勤務などを容易に実現できます。さらに、ビデオ会議を駆使することで、従来の「働く場所」に縛られた古いワークスタイルから脱却できることでしょう。

グループウェアのデメリット

グループウェアはメリットだけでなく、デメリットや導入時に注意すべき点がいくつか存在します。自社でグループウェアを検討する際に困らないよう、代表的なものは内容を理解しておきましょう。

ランニングコストが発生する

当然ながら、グループウェアの導入にはコストが掛かります。多くのグループウェアサービスは、毎月決められた金額を支払う料金体系となっており、サービスやプランごとに料金は異なります。ただし、グループウェアのランニングコストをネガティブに捉えるのではなく、導入によって得られるメリットとコストを天秤にかけた上で、コストパフォーマンスを適正に評価することが大切です。

自社に適したサービス選定が難しい

市場には数多くのグループウェアサービスが存在しており、それぞれ強みや特徴が異なります。そのため、グループウェアは「何でも良いから導入すれば良い」というものではなく、自社の状況に合わせて最適なサービスを選択することが大切です。仮にサービス選択を誤った場合、思うような効果を得ることはできないので、慎重に検討してください。

社員が使いこなせないリスクがある

グループウェアは導入がゴールではなく、社員一人ひとりがサービスを最大限に活用し、業務効率化や生産性向上を実現してこそ真の価値を発揮します。社員がグループウェアを使いこなせなければ、単にコストだけが発生して組織としての生産性を向上させることは難しいでしょう。そのため、グループウェアの利用方法を研修するなど、社員の IT リテラシーを高めることが重要になります。

社員の IT リテラシーを高めるための方法は以下の記事で詳しく解説しています。

【 IT に強い人材を育てる！】「社員の IT リテラシーを向上させる3つの方法」と「 IT リテラシーが低いことによる5つのリスク」とは？

グループウェアの導入方法

ここまで、グループウェアの基本的な内容についてご説明しました。それでは、具体的にどのような流れでグループウェアを導入すれば良いのでしょうか？

グループウェアの一般的な導入プロセスは次の通りです。

• 1.サービスの選定
• 2.契約プランの選定
• 3.利用対象者の洗い出し
• 4.利用権限や運用ルールの策定
• 5.契約・設定

まずは導入するグループウェアサービスを選定しますが、サービスが決まってもそれで終了ではありません。一般的なグループウェアには様々なプランが用意されているため、各プランの違いを理解して自社に最適なものを選択してください。

次に、グループウェアの利用対象者を洗い出します。この時、いきなり全社員分のライセンスを導入するのではなく、一部の社員のみに限定してサービスを導入することも可能です。スモールスタートで運用しながら、状況に応じて対象者を拡大していくのも有効な方法になります。

その後、ファイルの取り扱いに関する利用権限や運用ルールなどを策定し、最後に契約・設定を行います。ここで言う設定とは、前述した独自ドメインの決定や DNS レコードの対応などが該当します。 DNS レコードとはネームサーバーのサーバー名を定義するレコードであり、グループウェア利用において必要不可欠なものです。

なお、グループウェアの導入方法は契約するサービスごとに違いがあるので、上記の流れは参考までにご覧いただければと思います。ちなみに、 Google Workspace （旧 G Suite ）の導入方法は以下の記事で詳しく解説していますので、関心のある方はあわせてご覧ください。

Google Workspace （旧 G Suite ）の導入方法を徹底解説！導入後の設定や使い方まで紹介！

代表的なグループウェアサービス

ここからは、代表的なグループウェアサービスをご紹介します。前述しましたが、最近ではほとんどのグループウェアサービスがクラウド型で提供されています。オンプレミス型よりもクラウド型の方が時代の流れに合っており、様々なメリットを享受できるためです。

本章で取り上げる2つのグループウェアもクラウド型で提供されているサービスになります。ぜひ、グループウェアを検討する際の参考にしてください。

Google Workspace（旧 G Suite ）

Google Workspace （旧 G Suite ）は Google が提供しているグループウェアサービスです。以前は「 G Suite 」という名前で親しまれていましたが、2020年10月に「 Google Workspace」へブランド名を変更しました。

Google Workspace （旧 G Suite ）にはメール、スケジュール管理、ビデオ会議、オンラインストレージなど、企業に必要な機能がすべて揃っています。また、リアルタイムな共同編集やカレンダーからの会議室予約など、組織の生産性を高めるための機能が多く備わっている点も Google Workspace （旧 G Suite ）の大きな特徴です。

Google Workspace （旧 G Suite ）に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。
【最新情報】G Suiteがブランド変更！Google Workspaceの料金、機能、既存契約への影響は？

Microsoft 365

Google Workspace （旧 G Suite ）と並ぶ代表的なグループウェアサービスが Microsoft 365です。 Microsoft 365はその名の通り Microsoft が提供しており、以前は「 Office 365」という名前で親しまれていましたが、2020年4月に「 Microsoft 365」へブランド名を変更しました。

Microsoft 365の特徴は、 Excel 、 Word 、 PowerPoint などの主要なアプリを利用できることです。また、 Microsoft 365はインターネットがあれば、 Google Workspace （旧 G Suite ）と同様にリアルタイムで共同編集を行うことができます。

Google Workspace （旧 G Suite ）と Microsoft 365の詳しい比較を知りたい方は以下の記事がオススメです。
【2020年最新】G SuiteとMicrosoft365（旧Office365）の機能から料金まで違いを徹底比較

グループウェアを導入するなら Google Workspace （旧 G Suite ）がオススメ

市場には数多くのグループウェアが存在しますが、サービスごとに特徴やメリットは大きく異なります。そのため、複数のサービスを比較して、自社に最適なツールを選ぶことが重要になります。

サービスの判断基準は多岐にわたりますが、以下のポイントを意識するとよいでしょう。

• サービスの信頼性
• サービスの使いやすさ
• 搭載されている機能

このような点を踏まえると、せっかくグループウェアを導入するなら Google Workspace （旧 G Suite ）がオススメのソリューションだと言えます。ここからは、数あるグループウェアサービスの中で Google Workspace （旧 G Suite ）がオススメな理由をご説明します。

Google の成長性と高いセキュリティ

グループウェア上で情報をやり取りする際、機密情報を含む重要書類をオンライン上で保存することになります。そのため、サービスの信頼性はとても重要なポイントになります。 Google Workspace （旧 G Suite ）は Google 社員が業務の中で活用しており、サービスの利用者は Google の強固なインフラと最先端のテクノロジーを自由に活用することができます。

Google Workspace （旧 G Suite ）は世界中で多くの企業に支持されているサービスであるため、信頼性の観点では問題ないと言えるでしょう。また、 Google の独自技術により、とても強固なセキュリティを誇っているため、安心して業務で利用できます。

直観的なユーザーインターフェース

新しいツールを導入する際、サービスの使いやすさは大切なポイントです。いくら高性能なツールだとしても、使いにくいサービスであれば、社員の利用が進まずに導入効果は低くなります。

その点、 Google Workspace （旧 G Suite ）は直観的なユーザーインターフェースが大きな特徴であり、誰でも簡単に使うことができます。そのため、社員のツール利用を促進できるとともに、 IT 管理者が研修などを行う手間を削減できます。

あらゆる機能がシームレスに連携

Google Workspace （旧 G Suite ）には、組織の生産性を高めるための業務効率化ツールが多く備わっており、それぞれの機能がシームレスに連携しています。そのため、コミュニケーションの活性化だけではなく、その先の業務効率化や生産性向上を実現できます。

例えば、 Google ドライブに保存してある電子ファイルを誰かに共有したい場合は、相手の Gmail アドレスを入力するだけで完了します。 Google ドライブと Gmail が連携しているため、相手の Gmail にはファイル共有を受けた旨のメール通知が自動で飛ぶような仕組みとなっています。

その他にも、ビデオ会議ができる Google Meet やビジネスチャットツールである Google チャットなど、様々な機能が搭載されています。このように、 Google Workspace （旧 G Suite ）を活用することで、自社のあらゆるシーンにおける業務効率化や生産性向上を実現可能になります。

まとめ

本記事では、グループウェアとは何か？という基礎的な内容に加えて、グループウェアの種類や機能、メリット、デメリット、代表的なグループウェアサービスまで一挙にご紹介しました。内容をご理解いただけましたでしょうか？

市場環境が目まぐるしく変化し、企業のワークスタイルが多様化している現代において、グループウェアは必要不可欠なソリューションであると言えるでしょう。グループウェアを導入することで社内のコミュニケーション活性化や業務効率化など、様々なメリットを享受できます。

市場には数多くのグループウェアサービスが存在しますが、導入を検討するのであれば Google Workspace （旧 G Suite ）がオススメです。 Google Workspace （旧 G Suite ）に内包された多彩な機能により、社内のコミュニケーション活性化はもちろん、生産性向上にも大きく寄与します。

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Google Workspace （旧 G Suite ）のようなグループウェアは、導入した後の運用によって成否が分かれると言っても過言ではありません。その意味では、確かな実績のあるトップゲートでご契約いただくことで Google Workspace （旧 G Suite ）の導入効果を最大化することができます。

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