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【画像解説】今更聞けない!Googleカレンダーの使い方24選
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個人の利用だけではなく、社内のスケジュール共有・管理としても活用されているGoogleカレンダー。
社内でスケジュールを共有することで、社員のスケジュールが見える化され、クライアントさまとの打ち合わせなどの調整をスムーズにできます。
しかし普段使い慣れている、紙の手帳やiPhoneにデフォルトで搭載されているカレンダーを使用している方も多いのではないでしょうか?
その中にはGoogleカレンダーの使い方がわからなくて、今まで使用されているツールを踏襲している方もいるはず。そこでこの記事では、Googleカレンダー初心者〜上級者まで参考になる操作方法から使い方を24個ピックアップしてご紹介します。
基本操作だけにとどまらず、相手とのスケジュール共有方法や知っていると便利な操作方法など、幅広く取り扱っております。ぜひこの機会にGoogleカレンダーを理解して、よりスムーズで円滑な業務運営をしてみませんか?
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目次
Googleカレンダーとは?
Googleカレンダーは、Googleが提供しているスケジュール管理ツール。PCだけではなく、iPhoneやAndroidでも使用できるので、外出先でもスケジュールを確認できます。
社内でスケジュールを共有すれば、スケジュールが可視化され、予定を組みやすくなるので、より効率的に業務を回せるようになるでしょう。企業で導入するなら、セキュリティが強化されているGoogle Workspace(旧G Suite)を導入するのがおすすめです。
【Google Workspace(旧G Suite)関連記事】
【最新情報】G Suiteがブランド変更!Google Workspaceの料金、機能、既存契約への影響は?
Googleカレンダーの使い方~基本操作編~
はじめに、Googleカレンダー初心者向けに基本操作をご紹介します。
文章だけではなく画像を多様して紹介しているので、簡単に操作方法を把握できるでしょう。
Googleカレンダーに予定を入れる
まずは、Googleカレンダーにログインします。
スケジュールを作成したい日時を選択してクリックすると、上画像のようにスケジュールの作成画面が表示されます。
「タイトルを追加」にスケジュールのタイトルを入力し、「保存」をクリック。
上画像のように、スケジュールが作成されます。
カレンダーの表示形式が「日」の場合も、スケジュールを入れたい時間をクリックすれば予定を登録できます。
カレンダーを「月」単位で表示している場合は、スケジュールを記入したい日にちをクリックして予定を作成しましょう。
以下の見出しで、表示を「日」、「週」、「月」へ変更する方法をご紹介します。
【見逃し防止】Googleカレンダーの表示形式を変更する
スケジュールの表示形式を変更すると、Googleカレンダーがより見やすくなります。
予定が詰まっているときのスケジュールの見逃し防止になるので、操作方法を覚えておくと便利です。
画像の右上にある赤枠をクリックすると、「日、週、月、年、スケジュール、4日(カスタム)」と表示されます。
大まかなスケジュールを確認したいときは、「月」や「週」で表示。
1日のスケジュールを確認したいときは「日」、スケジュールのみを確認したいときは「スケジュール」をクリックするとスケジュールだけを確認できます。
スケジュールが詰まっているときは、「月」や「週」表示だと予定を見逃してしまう可能性があります。
「日」や「スケジュール」でスケジュールを確認すると、予定の見逃しを防げるのでおすすめです。
「使いたい表示形式がない...」という方は、表示形式をカスタマイズするのがおすすめ。
「設定」をクリックし、全般カテゴリにある「ビューの設定」をクリックします。
表示形式をカスタマイズするだけでなく、週の始まりの曜日を設定したり、過去の予定を薄い色で表示したりできます。
カレンダーの表示形式によって、スケジュールの登録方法が若干異なりますので、表示形式にあわせてスケジュールを作成してください。
スケジュールの変更・追記
スケジュールをクリックすると、予定を変更できます。
画像の左側にある赤枠内の「編集」をクリックして、予定を変更しましょう。
スケジュールの編集画面が表れるので、変更したい内容を追記していきます。
スケジュールの内容を変更したら「保存」をクリックして、変更内容を保存しましょう。
スケジュールの日時を変更したいときは、スケジュールをドラッグ&ドロップし、変更したい日時にスケジュールを移動するだけ。
簡単に日時を変更できるので、覚えておきたい操作方法です。
通知機能を活用して、予定を事前に知らせる
通知機能を活用すれば、スケジュールを事前に通知してくれます。
「スケジュールを登録していたけど、予定を忘れてしまっていた...」ということを防いでくれるので、スケジュールの通知機能を活用するのがおすすめです。
まず、通常通りにスケジュールを作成します。
予定の詳細を設定する必要があるので、「その他のオプション」をクリックしましょう。
赤枠内の通知からスケジュールを通知する時間を設定します。
「分、時間、日、週」の中からお好みの通知時間を設定できます。
通知機能を活用すると、上画像のようにスケジュールを通知してくれます。
もちろんPCだけでなく、スマホでも通知可能。
出先でもスケジュールを通知してくれるので、予定を忘れる心配がありません。
スケジュールを削除する
予定していたスケジュールがなくなったときは、カレンダーからスケジュールを削除しましょう。
まず、削除したいスケジュールをクリック。
スケジュールをクリックすると編集画面が表れるので、赤枠②の「予定を削除」をクリックします。
「予定を削除」をクリックすると、画面下部に「予定を削除しました」と表示され、スケジュールが削除されます。
ちなみにスケジュールを間違って削除してしまっても、簡単にスケジュールを復元できます。
スケジュールを削除した時に表れる「元に戻す」をクリックすると、削除した予定を元に戻せるのです。
しかしスケジュールを削除した一定時間後に、「元に戻す」の表示は消えてしまいます。
ですから、この方法でスケジュールを復元したい場合、素早く「元に戻す」をクリックする必要があるのです。
スケジュールを復元する方法は、もうひとつあります。まずGoogleカレンダーの「設定メニュー」をクリック。
「ゴミ箱」をクリックしましょう。
すると削除したスケジュールが表示されるので、復元したいスケジュールをクリックします。
「選択したすべての予定を復元」をクリックして、スケジュールを復元しましょう。
上画像のようにスケジュールが復元されています。
定期的にある予定を一回で設定する
定期的にある予定は、繰り返し設定をするのがおすすめ。
繰り返しスケジュールを作成する必要がないので、スケジュール作成の手間と時間を削減できます。
さきほどと同じように、スケジュールを入れたい日時をクリック。スケジュールの詳細を入力していきましょう。
スケジュールの繰り返し設定をする場合は、上画像の赤枠をクリック。
繰り返し設定は、「毎日、毎週、毎月、毎年、毎週平日、カスタム」から選べます。
スケジュールにあわせて設定しましょう。
この画像では、毎週月曜日の午後2時~午後3時でスケジュールを作成しました。
「保存」をクリックして、予定を作成すると...
毎週月曜日の午後2時にスケジュールが作成されています。
このように一度の設定でスケジュールを複数作成できるので、定期的な予定がある方は繰り返し設定をするのがおすすめです。
*上画像では、カレンダーを「月」表示に変更してスケジュールを確認しています。
Googleカレンダーに祝日を表示する
Googleカレンダーに祝日を表示させたい場合、「日本の祝日」をクリックします。
「日本の祝日」をクリックすると、上画像のように祝日が表示されます。
Googleカレンダーに天気予報を表示する
以前は、天気予報をGoogleカレンダーに表示できました。
「livedoor天気」を活用した方法でしたが、2020年7月31日にサービスが終了になり、Googleカレンダーで天気予報を表示できなくなりました。
Googleカレンダーの使い方~共有編~
他者とスケジュールを共有できるのがGoogleカレンダーの特徴の一つ。
Googleカレンダーで社内のスケジュール管理をする企業も増えています。ここでは、同僚や業務委託者、取引先などとスケジュールを共有する方法をご紹介しております。
Googleカレンダーを共有して、社内のスケジュール管理を行う
Googleカレンダーを共有する場合、メインメニューにある「マイカレンダー」タブから共有したいカレンダーをクリック。
*上画像でいうと、「TOPGATEのオーバーフローメニュー」と表示されている箇所をクリック。
「設定と共有」をクリックします。
「マイカレンダーの設定」タブにある「特定のユーザーとの共有」をクリックして、「ユーザーを追加」をクリックしましょう。
追加したいユーザーのメールアドレスを入力して、「送信」をクリックします。
「共有設定を保存しました」と表示されたら、Googleカレンダーの共有が完了。
「メインメニュー」の「他のカレンダー」タブに共有したユーザーのカレンダーが表示されているので、クリックしてカレンダーに表示させましょう。
Googleカレンダーを共有したら、共有されたユーザーにメールが届きます。
共有されたユーザーは「このカレンダーを追加」をクリックしてカレンダーを共有しましょう。
Google Workspace(旧G Suite)であれば、相手にスケジュールの共有かけるように依頼をしなくても、簡単に相手のスケジュールを自分のカレンダーに反映することができます。
「他のカレンダー」の隣にある「+」を押して「カレンダーに登録」をクリックします。
自分のカレンダーに表示させたい相手のメールアドレスまたは、名前を入力します。全部入力しなくても、Googleカレンダー側がアカウントがサジェストしてくれます。
該当するアカウントを追加したら、「権限の設定」で細かい設定をすることが可能です。
共有したユーザーの権限の設定を行う
Googleカレンダーを共有する際には、カレンダーを共有するユーザーの権限を設定できます。
予定を確認できるだけにする、予定を作成できるようにするなど、共有したユーザーの権限を設定しましょう。
カレンダーの共有方法と同じように、「マイカレンダーの設定」タブから「特定のユーザーとの共有」をクリックし、権限を変更しましょう。
選択できる権限の詳細は以下の4つ。
共有するユーザーにあわせて、権限を設定しましょう。
権限 | 内容 |
---|---|
予定の表示(時間枠のみ、詳細は非表示) | スケジュールの時間を確認できるが、スケジュールの詳細は確認できない |
予定の表示(すべての予定の詳細) | 限定公開されているスケジュール以外、全てのスケジュールの詳細を確認できる |
予定の変更 | 予定を追加、編集、削除できる |
予定の変更および共有の管理 | スケジュールの追加、編集、削除だけではなく、共有設定の変更も可能 |
共有しているカレンダーを非表示にする
共有しているカレンダーを非表示にしたい場合、非表示にしたいカレンダーをクリックします。
予定が多くてスケジュールを確認しにくいときに特定のカレンダーを非表示にすると、スケジュールを確認しやすくなります。
上画像でいうと、6日(火)午後3時にある「資料作成」と記載されているスケジュールが非表示にしたいカレンダーの予定です。
資料作成のスケジュールを非表示にしたい場合、「他のカレンダー」タブにある赤枠内のカレンダーをクリックしましょう。
クリックするとカレンダーの「ㇾ点」が消え、スケジュールのが表示されなくなります。
スケジュールが多すぎて予定が見にくいときに使えるので、覚えておくと便利です。
カレンダーの色を変更して、ユーザーの区別をつける
共有しているカレンダーの色を変更すると、どのユーザーのカレンダーか区別がつきやすくなります。
Googleカレンダーが見やすくなるので、色を変更して一目で見分けられるようにするのがおすすめです。
設定方法はとても簡単。
色を変更したいカレンダーの「オーバーフローメニュー」をクリックして、変更したい色を選択するだけです。
これだけでGoogleカレンダーが見やすくなります。
Googleカレンダーの使い方~スケジュールに招待編~
Googleカレンダーでは、他のユーザーをスケジュールに招待することもできます。
社内のスケジュール管理をする際に便利なので、覚えておくと便利です。
ユーザーをスケジュールに招待する【招待するユーザー】
まず、招待したいスケジュールを作成します。
スケジュールを作成したら、招待したいユーザーをスケジュールに招待するだけ。
スケジュールをクリックし、「編集」を選択します。
「ゲスト」タブにある「ゲストを追加」欄に、招待したいユーザーのメールアドレスを入力し、ユーザーをスケジュールに招待しましょう。
「保存」をクリックすると、「Googleカレンダーのゲストに招待メールを送信しますか?」と表示されるので、任意の項目をクリック。
これでスケジュールへの招待は完了です。
招待状に返信する【招待されたユーザー】
スケジュールに招待されたユーザーはGoogleカレンダーを開いて、スケジュールに参加するか意思表明しましょう。
Googleカレンダーを開いて、招待されたスケジュールをクリックします。
参加意思を表明していない状態では、スケジュールが白で表示されています。
スケジュールをクリックすると、スケジュールの下部に「参加しますか?」と表示されます。
「はい」、「いいえ」、「未定」の中から選択して、参加意思を表明しましょう。
「はい」をクリックするとスケジュールに色がつき、「いいえ」をクリックすると取り消し線がスケジュールに招待されたユーザーに表示されます。
「未定」をクリックすると、上画像のようにななめラインが表示されます。
スケジュールに招待したユーザーは、上画像のように表示されます。
Googleカレンダーの使い方~上級編~
Googleカレンダーの便利な使い方は、他にもたくさんあります。
「知っていると便利!」といえる、Googleカレンダーの使い方(上級編)を紹介します。
外国のタイムゾーンを表示させる
外国のタイムゾーンを表示させれば、海外の時間をGoogleカレンダーで確認できます。
海外の相手とのやり取りが多い方や、旅行に行く方などに便利な機能です。
はじめに「設定」をクリック。
「全般」タブにある「タイムゾーン」を選択します。
「セカンダリタイムゾーンを表示する」をクリックして、「セカンダリタイムゾーン」をクリック。
タイムゾーンを表示したい国を選択すれば、設定完了です。
設定すると選択した国の時刻が、上画像の赤枠のように表示されます。
Googleマップと連動して使用する
Googleマップと連動すれば、スケジュールの目的地を入力することができます。
スマホを活用し、スケジュールからGoogleマップを開き、目的地までナビするといった活用の仕方もあります。
Googleマップと連動するには、スケジュールを作成する際に「場所を追加」をクリック。
住所や店名などを入力し、「保存」をクリックしましょう。
スケジュールの入力を終えると、上画像のように住所が入力されます。
スケジュールを開いて入力した住所をクリックすれば、ナビを利用できます。
ToDoリストを表示する
ToDoリストを活用すれば、やるべきことを明確にできます。
その日にするべきことをToDoリストに書き出して、タスクのやり忘れがないように管理するのがおすすめです。
はじめに「ToDOリスト」をクリック。
初めて利用する方は上画像のよう画面が表れるので、「使ってみる」をクリックしましょう。
「タスクを追加」をクリックして、登録したいタスクを登録していきます。
「タスクを追加」をクリックすると、上画像の赤枠のような画面が出現します。
鉛筆アイコンの「詳細を編集」をクリックして、タスクを作成するのがおすすめです。
上画像の赤枠内のようにタスクの詳細を入力しましょう。
タスクの詳細を入力すると、上画像の赤枠①のようにタスクが作成されます。
タスクをクリックすると、赤枠②のようにタスクの詳細を確認することもできます。
Googleドキュメントを添付する
GoogleドキュメントをGoogleカレンダーに添付すれば、スケジュールの詳細を記載できます。
スケジュールを共有しているユーザーに業務内容を記載する、会議の資料を添付するなど、Googleカレンダーを開くだけでスケジュールに関する詳細を確認できるようになります。
Googleドキュメントを添付したい既存のスケジュールを開くか、スケジュールを新規作成します。
既存のスケジュールの場合、スケジュールをタップして「編集」アイコンをクリック。
新規作成したスケジュールの場合、「その他のオプション」をクリックして、スケジュールの編集画面を開きましょう。
スケジュールの編集画面を開いたら、「添付ファイルを追加」をクリックします。
添付したいGoogleドキュメントをタップし、「選択」をクリックすれば、スケジュールにGoogleドキュメントを添付可能です。
上画像の赤枠のように、Googleドキュメントが添付されます。
赤枠内の「会議」をクリックすると、添付されているGoogleドキュメントを開けます。
「保存」をクリックして、スケジュールを完成させましょう。
ちなみにGoogleドキュメントだけではなく、Googleスライドやスプレッドシートなども、同様の操作で添付できます。
資料の共有や探す手間などを省けるので、より円滑に業務を進められるようになるはずです。
複数のカレンダーを作成する
Googleカレンダーでは、ひとつのアカウントで複数のカレンダーを作成できます。
つまり仕事とプライベート、家族との予定など、スケジュールごとにカレンダーを作成できるのです。
複数のカレンダーを作成するには、「他のカレンダー」タブの「他のカレンダーを追加」をクリック。
「新しいカレンダーを作成」をクリックします。
「カレンダー追加」タブの中にある「新しいカレンダーを作成」をクリックして、カレンダーの名前と説明を記入します。
カレンダー情報を入力したら「カレンダー作成」をクリックして、カレンダーを作成しましょう。
Googleカレンダーのトップ画面に戻ると、「マイカレンダー」タブに「プライベート」カレンダーが追加されます。
新しくカレンダーを作成した場合もスケジュールごとに色を変更しておくと、どのカレンダーのスケジュールか一目でわかるようになるので便利です。
スケジュールを検索する
Googleカレンダーでは、スケジュールを検索することもできます。
日にちや時間が不明なスケジュールがあっても、検索機能を駆使して予定を探しだせます。
スケジュールを検索するには、Googleカレンダー上部にある「検索」をクリック。
検索したいスケジュール名を入力します。
すると検索窓の下部にスケジュールが表示されるので、探していたスケジュールをクリックしましょう。
上画像のように、探していたスケジュールが表示されます。
ショートカットを利用する
Googleカレンダーを普段から使っている方におすすめなのが、ショートカットキーを活用すること。
ショートカットキーを活用すれば入力スピードがアップするので、より円滑に業務を進められます。
*ショートカットキーはPCでのみ利用できます。
*ショートカットキーはWindows、Mac共通です。
まず、キーボードショートカットをオンにしましょう。
「設定メニュー」をクリックし、「設定」を選択します。
「全般」タブにある「キーボードショートカット」をクリックし、「キーボードショートカットを有効にする」にチェックを入れましょう。
これでショートカットキーが有効になっています。
Googleカレンダーのトップ画面に戻り「Shift+/」または「?」を押せば、キーボードショートカットが表示されます。
様々なショートカットキーがあるので、活用したいショートカットキーを覚えておくと便利です。
キーボードショートカットを利用すると、以下の操作が可能。
操作 | 入力キー |
---|---|
スケジュールの作成 | c |
スケジュールの編集 | e |
スケジュールの削除 | Backspace、 Delete |
スケジュールの検索 | / |
「日」表示 | 1、d |
「週」表示 | 2、w |
「月」表示 | 3、m |
「カスタム」表示 | 4、x |
*上記の表はあくまで一例で、その他の操作もできます。
キーボードショートカットを活用すると、Googleカレンダーの操作がよりスムーズになるので、覚えておくと便利な機能といえるでしょう。
カレンダーを印刷する
スケジュールを紙で確認したい場合は、Googleカレンダーを印刷しましょう。
赤枠①のように、印刷したいカレンダー選択します。
赤枠②で囲われている箇所をクリックし、印刷したい表示形式を選択。
その後「設定」アイコンをタップして、「印刷」を選択します。
「印刷プレビュー」を確認し詳細を設定したら、「印刷」をクリックしましょう。
これでGoogleカレンダーを印刷できるようになります。
マイカレンダーを削除する
Googleカレンダーに設定しているマイカレンダーを削除したい場合は、下記の操作を行いましょう。
「マイカレンダー」タブにある削除したいカレンダーの「オーバフローメニュー」をクリック。
その後「設定と共有」をクリックします。
「カレンダーの削除」タブにある「削除」をクリックし、「完全に削除」を選択。
Googleカレンダーのトップ画面に戻ると、指定したカレンダーが削除されています。
カレンダー名を変更する
カレンダーの名前を変更したい場合も同じように名前を変更したいカレンダーの「オーバーフローメニュー」をクリック。
その後「設定と共有」をクリックします。
「カレンダーの設定」タブの「名前」をクリックして、変更したい名前を入力しましょう。
Googleカレンダーのトップ画面に戻ると、さきほど選択したカレンダーの名前が変更されています。
Google Workspace(旧G Suite)導入してセキュリティ強化
Googleカレンダーを使用するなら、セキュリティが強化されているGoogle Workspace(旧G Suite)を導入するのがおすすめ。
Google Workspace(旧G Suite)を導入することで、セキュリティを強化できるようになるのです。
新入社員や退職者のアカウント発行や削除はもちろんのこと、機密情報のアクセス制限、2段階認証の設定などのセキュリティ機能をGoogleカレンダーで活用できるようになります。
Google Workspace(旧G Suite)を活用すれば、自社の情報を守りながら、円滑に業務を勧められるようになるのです。
まとめ
この記事では、Googleカレンダーの使い方17選を紹介しました。
オンラインでスケジュールを管理できるGoogleカレンダーを活用すれば、社員のスケジュール管理がよりスムーズになります。
業務を円滑に回せるようになるので、企業のスケジュール管理におすすめといえるでしょう。
自社のスケジュール管理に活用するなら、セキュリティが強化されているGoogle Workspace(旧G Suite)を導入するのがおすすめ。
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