M&A 後の事業統合を支える ID 基盤を整備 Google Workspace の統合で管理を一元化

「一番良かったと感じるところは、自分たちに足りないところを丁寧に教えていただけた点です。決まったパッケージに則って難しいことを言われるのではなく、分からないポイントを教えていただきながら、弊社のペースで安心して進めることができました」
株式会社リアズ 経営管理部 大矢氏

M&A でグループが拡大する一方、組織ごとに異なる ID やセキュリティルールの管理が課題となっていた株式会社リアズ。同社は社内システム統合の第一歩として、ID の一元化に着手しました。G-gen の支援を受け、Google Workspace の環境統合を進めました。
既存契約の確認やメール・データの移行、利用者への周知、統合後のポリシー調整を、業務への影響に配慮しながらどのように進めたのか。取り組みの背景と具体的な進め方、得られた効果について、経営管理部の大矢氏とマネージャーの城間氏に伺いました。

M&A で分散した ID とセキュリティ管理。システム統合が課題に

2023年の M&A によってグループが拡大したリアズでは、社内の IT 環境も幅広く管理していました。経営サポートやバックオフィス、セキュリティ全般を統括するマネージャーの城間氏は、情報システム領域について次のように話します。

「事業部の皆さんがスムーズに仕事ができるように、PC の準備や必要なツールの承認、デバイスのセキュリティ、社内のインフラ・ネットワーク、クラウドまで幅広く見ています」

一方、グループ内では Google Workspace の契約やメール環境、ID 、セキュリティの運用ルールが組織ごとに分かれていました。事業の拡大に伴って管理する環境が増え、セキュリティ対策にもばらつきが生じていたのです。大矢氏はこのように振り返ります。

「それぞれの組織がそれぞれの ID を使って、それぞれのルールで思い思いに守っているような状態でした。何もしていない状態だったところもあったので、改めてセキュリティを一元管理したいと考えました」

リアズでは Google Workspace の統合と並行して、クラウド統合やエンドポイントセキュリティの強化、ゼロトラストネットワークの導入なども進めていました。ただ、それぞれの ID を前提に各システムを構築すると、後から ID を統合する際に設計や設定を見直す必要が生じます。そこで、まず ID を一元管理できる環境を整え、それを前提に各システムの整備を進める方針を取りました。

経営管理部 マネージャー 城間氏

既存の Google Workspace を活用。自社を理解した G-gen の提案が決め手

ID を一元化するためのソリューションとして、リアズが選んだのは Google Workspace でした。IDaaS などの ID 統合サービスも検討しましたが、必要とする機能とコストのバランスを比較した結果、すでに社内で利用していた Google Workspace を軸に統合する方針を決めました。

次に検討したのが、統合作業を支援するパートナーです。Google Workspace の組織統合やドメイン移行を社内だけで進めるには限界があると考えた大矢氏は、インターネットで情報を集め、イベント等でも複数の企業に相談しました。その中で G-gen を選んだ理由の一つが、Google Workspace の専門家による「専任プロフェッショナルサービス」でした。専任の担当者が自社の環境を理解し、基本的な設計から相談に乗ってくれる点を評価したといいます。

「弊社には設計に関する十分な知識がなかったので、その辺も汲み取ってくださって、ドメインの設計や仕様というところからすごく丁寧に説明いただけました。弊社の状況をしっかりヒアリングしたうえで、それに合った提案をしていただけたことが決め手でした」（大矢氏）

業務を止めずに環境を統合。ポリシーも段階的に調整

Google Workspace の環境統合では、G-gen が移行スケジュールや社内向けの案内文、作業手順を整理し、リアズはその内容に沿って各事業部への周知と移行を進めました。

業務を止めずに統合するため、両社は既存の契約やメール環境を確認しながら、ドメインの切り替えとデータ移行の方法を検討。実際のドメイン切り替えは約15分で完了し、Google ドライブなどのデータはユーザーの作業状況に合わせて段階的に移行しました。

環境統合と並行して、セキュリティポリシーも見直しました。Google ドライブの外部共有などに制限を加えたところ、従来の作業ができなくなるケースが生じ、現場から多くの問い合わせが寄せられたといいます。特に影響が大きかったのが、Google ドライブの外部共有や Google Chrome からのファイルダウンロードに関する制限でした。そこで、業務への影響が大きい設定はいったん戻し、周知期間を設けてから再び適用するなど、実際の利用状況を確認しながら調整を重ねました。

「業務に支障が出た設定はいったん元に戻し、『この設定は2週間後にもう一度適用します』と案内するといった対応を繰り返しながら、少しずつベストプラクティスを踏まえてポリシーを調整していきました」（大矢氏）

管理コストを4分の1に。サービス利用状況の可視化も実現

Google Workspace の統合によって、日々の管理負荷も大きく軽減されました。これまで4つに分かれていた組織を一元化した効果について、大矢氏は次のように話します。

「以前は4つの組織をそれぞれ管理していましたが、統合によって管理対象を1つに集約でき、管理コストは4分の1になりました」

効果は Google Workspace そのものの管理だけにとどまりません。統合前は各事業部がそれぞれ外部サービスと連携しており、どの部署がどのサービスを何ライセンス利用しているのかを把握しきれていなかったといいます。ID を一元化したことで連携状況を棚卸しできるようになり、コスト面でも改善がありました。

「ID を統合したことで、外部サービスの利用状況も棚卸しできるようになりました。どの事業部がどのサービスを何ライセンス利用しているのかを把握できるようになり、金額に換算すると数百万円、あるいはそれ以上のコスト削減につながっていると思います」（大矢氏）

ID 統合の次は端末管理。MDM と BYOD 対応でセキュリティ強化へ

Google Workspace の環境統合を終えたリアズでは、現在も複数のITプロジェクトが進んでいます。まずはこれらのプロジェクトを完了させ、その次の段階として端末管理の強化に取り組む考えです。

「端末管理については、まだMDMを導入していないため、今後取り入れたいと考えています。オフィスが離れている事業部もあるので、リモートで端末を操作できるようになれば、管理上の課題も解消しやすいと思います」（大矢氏）

さらに城間氏は、管理対象となる端末の範囲についても今後の課題を挙げます。「今支給しているデバイスに加えて、プライベート端末（ BYOD ）の業務利用の制御にも、今後取り組んでいきたいと思っています」

ID 統合を先に進める方針のもと、リアズは G-gen と既存環境を整理し、移行の手順を具体化しました。利用者の作業時間や日常業務への影響も考慮しながら、事業ごとに分かれていた環境を一元管理する基盤を整えたのです。同社は、この基盤を生かし、端末管理の強化や新たなサービスの活用を進めていきます。

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