Google Workspace のテナント分割により、ライセンス費用が3分の1に

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「コスト削減に向け、ライセンス更新のタイミングで Google Workspace のプラン変更とテナント分割をすることになりました。G-gen はレスポンスが早く、相談にきちんと向き合ってくれるので、とても助かっています」
株式会社nobitel システム統括部 中田恵輔氏

国内外に240店舗以上を展開するストレッチ専門店Dr.stretchをはじめ、健康やスポーツをテーマに事業の多角展開を進める株式会社nobitel。同社が Google Workspace のテナント分割に取り組んだ背景と導入効果について、システム統括部 中田恵輔氏、システム統括部 久慈哲也氏のお二方に伺いました。

コスト削減に向け、Google Workspace のテナント分割を検討

異なる事業を展開し、複数の事業部を持つ株式会社nobitel。
好調な事業拡大の裏で、社内利用するグループウェアのコストが課題となっていました。情報システム部門を担当するシステム統括部の中田恵輔氏はこのように語ります。

「弊社には400近い Google Workspace アカウントがあります。これまで『 Enterprise Standard 』のプランを利用していましたが、事業部によってはこのライセンスに含まれる機能を必要としていませんでした。しかし、下位のライセンスの場合、300アカウントまでが上限だったため、弊社の400アカウントはダウングレードできませんでした」

この課題を解決するため、同社は事業部毎にテナント分割できないかと調査に乗り出しました。

スムーズなコミュニケーションを重視。G-gen のサポートでテナント分割へ

Google Workspace の更新に合わせ、プラン変更とテナント分割できないかと当時の代理店に相談したところ、思わしい返答が得られなかったといいます。

そこで Google Workspace 自体、一旦ゼロベースで見直し、別のグループウェアの乗り換えも含め検討しましたが、セキュリティポリシーの見直しなど様々な運用課題もあり、可能であれば Google Workspace を継続したいと考えた中田氏。そこで Google に相談したところ、紹介されたのが G-gen だったといいます。

「テナント分割もできますとの回答をすぐに頂き、何よりそのレスポンスの早さに驚きましたね」
（中田氏）

株式会社nobitel システム統括部 中田恵輔氏

G-gen からは、移行と運用は大変になりますとの助言をいただきましたが、コスト削減の命題に応えるため、3つのテナントに分割することを決断しました。

アカウント移行によって発生する、様々な課題を手探りで解決

テナント分割にあたり、課題となったのはアカウントの移行と共有です。
これまでのプランでは Google ドライブは、マイドライブと共有ドライブが使えましたが、特にマイドライブしか使っていないユーザーも多く、移行作業が難航しました。システム統括部の久慈哲也氏はこう振り返ります。

「マイドライブのデータ移行については、システム統括部のメンバーが手作業でデータ移行を実施しました。まず管理者権限で約120のアカウントのデータを管理アカウントに移し、それを新しいアカウントのマイドライブに移動させるといった具合です。店舗は23時ごろまでスタッフがいるため、移行作業が深夜に及ぶこともありました」

また共有ドライブのデータ移行についても、プランが混在するため、共有ドライブとマイドライブのテナント間のデータ移動に制限があり、仕様が分かるまで苦労したといいます。

また共有については、「別事業部のカレンダーの共有が見れない」、「メールアドレスの予測変換ができなくなった」など、別テナントになったことによる課題もありました。これらの課題については GAS ( Google App Script ) を利用し、テナントのディレクトリー情報を出力して、別のテナントにインポートすることで、あたかも同じテナントのようにするなど対策をしていったといいます。

コストは従来の「3分の1」に。G-gen のサポート力にも好印象

テナント分割にともない、２つの事業用のプランは最もリーズナブルな Business Starter 、もう1つは、共有ドライブの利用が可能な Business Standard へと変更されました。これにより、年間コストは従来の「3分の1」になったといいます。

目標としていたコスト削減に成功した nobitel ですが、さらに、中田氏は G-gen のサポートについてもこのように語っています。

「G-gen に代理店を変えたことにより、サポートはもとより普段のコミュニケーションが早くなったことが大きいですね。Google と直接やりとりすると最後は英語が必要になってきますが、G-gen なら日本語できちんと対応してもらえる点も、非常にありがたいです」

事例共有などの情報提供、さらなるパートナーシップを G-gen に期待

久慈氏は、これから G-gen に期待することとして「情報提供」を挙げています。「現在のシステム統括部のメンバーは、中途入社のメンバーで構成されており、Google Workspace に対する知見が深いとは必ずしも言えません。Google Workspace はクラウドサービスで日々アップデートがされており、特にセキュリティについては継続して強化を進めて行く予定です。そのため、G-gen からノウハウや使い方、事例紹介などをしてもらえると、とても助かります」。

株式会社nobitel システム統括部 久慈哲也氏

中田氏も同様に「Google Workspace はアップデートのスピードが速いので、書籍やウェブ上に細かい情報が載っていません。そういったときに相談させていただきたいです」と語ります。G-gen との今後のパートナーシップにも、期待を寄せています。

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