業務効率の向上と社内コミュニケーションの円滑化を目指して、全社員1700人への Google Workspace の導入

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「ヤマダホールディングスのグループIT基盤の統合方針に沿って、グループ内で実績のある Google Workspace を導入しました。G-gen のサポートにより短期間での導入を実現したうえ、業務効率化により生産性の向上も達成しています」
株式会社ハウステック 情報システム部 部長 渡邊 理一郎氏

業務効率の向上や社内コミュニケーションの円滑化などを目指し、社内システムの統合に取り組んだ株式会社ハウステック。Google Workspace を選定した経緯と導入の流れ、サービス開始後の効果について、情報システム部の渡邊氏、海賀氏、三ツ橋氏、業務改革室の熊谷氏に伺いました。

部署ごとに異なるシステム。情報共有や業務連携の効率悪化が課題に

株式会社ハウステックは、販売から修理まで一貫して手がける住宅設備機器メーカーです。全国約70か所の営業拠点と3つの工場を持つ同社ですが、過去には組織間のIT基盤に分断箇所が存在するなど、非効率な情報共有や情報伝達の悩みを抱えていました。

情報システム部 部長の渡邊 理一郎氏は次のように説明します。「別会社だった製造・販売および3つの工場も統合の改編を経て、業務システムは統合したという背景があります」。

しかし、情報共有やコミュニケーションの面でさまざまな課題を生み出していました。「社内に共通するグループウェア基盤がないため、部署ごとに別のシステムを使っていました。このため情報共有や業務連携が非効率的になり、無駄な時間が発生していたのです」と渡邊氏。

株式会社ハウステック 情報システム部 部長 渡邊 理一郎氏

また個々の業務においても、システムが統一されていないことから、アプリケーションを切り替えるなど、パソコン操作や必要情報の探索・収集といった業務そのものではない「すきま作業時間」が発生していました。また、社外から情報にアクセスする際にパソコンからリモート VPN でつなぐ手間なども、業務効率を悪化させる要因となっていました。

グループ企業の導入事例を参考に、Google Workspaceを採用

さまざまな課題を抱えていたハウステックですが、グループ全体のシステム統合方針もあり、これを機に情報システムの共通化を図ることになりました。

渡邊氏は「同じグループ会社が、すでに Google Workspace を導入していました。会社全体の効率を上げる好機と捉え、このタイミングでシステムを統合することにしました」と、当時の状況を説明します。

グループ会社の成功事例を参考に、ハウステックでも Google Workspace の導入を決定。Google 社から機能やコスト面でのメリットに関する提案を受け続けたことも、導入効果への期待を高めるきっかけとなりました。

Google Workspace を選んだ別の理由について、渡邊氏はさらに説明します。「Google Workspace に含まれる機能同士の親和性が高いため、既存のシステムよりも「すきま時間」の短縮が見込めます。一人ひとりが削ったすきま時間を積み重ねることで、全社で大きな業務効率の改善につながると考えました」。

G-gen のサポートを受け、3か月間でシステム統合を完了

Google Workspace の導入を決めたハウステックは、次に導入パートナーの選定に着手します。数社を比較検討した結果、G-gen にサポートを依頼することを決定しました。

渡邊氏は、G-gen を選んだ理由について「先進的な考え方を持つ企業だと感じたことが一番のポイントです」と語ります。「これからの時代の変化についていくため、先進的な考え方やカルチャーを持った企業のサポートが重要だと感じました。我々が変化していくうえで、パートナーとしてふさわしいと思えたのがG-gen です」と、力強く語ります。

さらに「担当者の対応が迅速で的確な回答が得られたこと、人柄が良く信頼できるパートナーだと感じたこと、そしてコスト面でも最も有利な提案であったこと」も、G-gen 選定の決め手になったと付け加えます。

同社が G-gen との契約を締結したのは、2023年の12月末です。翌年の1月からシステム設計と移行作業を実施し、4月から Google Workspace の本格的な運用が開始されました。わずか3か月という短期間でシステム統合プロジェクトを完了できたことについて、渡邊氏は「G-gen のサポートのおかげ」と評価しています。

一方、短期導入ならではの課題について、情報システム部開発課の海賀氏はこう語ります。「全社に新たなグループウェアを浸透させるには時間がかかります。肌感覚では、Google Workspace についてきちんと理解している方はまだ7割程度。残りの3割の方については、FAQ のサイトを立ち上げるなどして引き続きフォローしています」。

株式会社ハウステック 情報システム部 海賀氏

残業時間削減目標を達成！情報共有のスピードアップなど、導入効果を実感

G-gen のサポートにより、短期間で Google Workspace の導入を完了したハウステック。2024年4月の本格運用開始からわずか数か月（取材時：2024年7月）で、さまざまな導入効果を実感しています。

まず「すき間作業時間」の削減による残業時間の削減です。5月の時点で目標値を達成。情報共有のスピードアップも実現しました。情報システム部 Google Workspace 機能責任者の三ツ橋氏は「利用効果は人によりますが、特に若い世代は飲み込みが早く、Excelからスプレッドシートへの置換えにも積極的です。『やっぱり Google で管理した方が効率的だ』という声も聞こえてきます」と、その効果を語ります。

業務改革室の熊谷氏は、Google フォームが業務時間の短縮に役立っていると言います。「以前は投票業務をメールで処理していて、集計に24時間ほどかかっていたそうです。Google フォームに切り替えたところ、フォームの作成が30分、集計も5〜10分程度で完了できるようになりました」。

上段左から情報システム部の三ツ橋氏、業務改革室の熊谷氏

既存システムとの連携強化や社員の IT リテラシー向上など、さらなる活用拡大を目指す

Google Workspace の導入効果を実感しているハウステックですが、現状に満足することなく、さらなる活用拡大を目指しています。

「今後は、イントラネットを Google サイトへ移行したり、社内ファイルサーバーを Google ドライブへ移行したりする予定です。Excel VBA で作成された資産を、Google Apps Script へ変換する取り組みも進めていきたいと考えています」と三ツ橋氏。

既存システムとの Google ドライブの連携強化も視野に入れていると言います。「既存システムのアウトプット情報を Google Workspace に、また社外活動からの情報を Google Workspace と連携を強化することで、全体的なシステム効率をより高めていきたいです」。
また海賀氏はセキュリティ強化について語ります。「Google 標準機能で事足りない部分は、サードパーティ製のツールと組み合わせて強化を図っていきたいと考えています」。

さらなる活用拡大には、社員一人ひとりの IT リテラシー向上が欠かせません。三ツ橋氏は「若い世代とそうでない世代で、Google Workspace に対する理解度に差があると感じています。このギャップを埋めることが、今後の課題です」と語ります。

ハウステックは、今後も G-gen と協力しながら Google Workspace の活用を促進し、全社員がそのメリットを享受できる環境づくりを目指していきます。

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