Google Workspace をフル活用することで、社員が経営に携わる組織に

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「Google Workspaceの導入で『情報の見える化と共有』を実現しました。社員1人ひとりが自身の役割を自覚して率先して取り組む企業に成長できました」
そらともり株式会社 取締役 後藤真吾氏

愛媛県松山市に本社を置き、温浴施設の「東道後のそらともり」の運営などを手がけているそらともり株式会社。組織として業務の効率化を図るとともに、一層の顧客満足度アップを目指す同社は、社内の情報共有、よりスムーズなコミュニケーションが課題になっていました。取締役を務めている後藤真吾氏に、2022年6月にスタートしたGoogle Workspace 導入プロジェクトの経緯と成果についてうかがいました。

情報の共有化・可視化と円滑なコミュニケーションが課題に

温浴施設「東道後のそらともり」の運営を手がけているそらともり株式会社。日帰りの温浴施設として地域の方に利用されているほか、全25室すべてが半露天風呂付きの客室として宿泊施設も備えています。今年10月には新たな客室が完成し、合計30室になる予定です。その組織運営と DX 化を推進する取締役の後藤真吾氏は、当時の課題について次のように語ります。

「データが『紙』しかなく、データはあっても従業員が共有して閲覧できるフォルダーがありませんでした。社内情報がブラックボックス化しており、情報格差があることに大きな課題を感じていました。また、従業員同士のコミュニケーションも個人の LINE アカウントを使っているなど、社員が共通して使えるチャットツールもありませんでした」。

そこで後藤氏が着目したのは「情報の見える化と共有」です。施設運営の改善を社員に要請したとしてもデータの在り処がわからなければ分析もできず、改善のしようがありません。そこですべての社員が共通のデータを参照できる環境を作ることが生産性を高め、顧客満足度を上げる最初のステップだったと後藤氏は語ります。

コラボレーションツールを導入するに辺り、同社ではもともとホスティングメール経由で Gmail を利用していたこと、また大手の Google が提供するツールであることから、2022年6月に Google Workspace の導入プロジェクトをスタートさせませした。

Google Workspaceのフル活用で社員が新しい役割を見いだす

Google Workspace 導入にあたり、G-gen より Google Workspace の活用方法の提案やデモを行いました。社長含め各社員が、Google Workspace のサービスをフル活用したいという意向もあり、G-gen の支援のもと、Gmail への移行、共同作業のできるドライブの作成、管理者教育、ユーザー教育などが急ピッチで進められました。

Google Workspace のサービスはほぼ全部使っていると語る後藤氏。スタッフによる備品の購買情報が見える化できていないことが課題でしたが、G-gen のサポートのもと、AppSheet と GoogleChat を連携させることで稟議申請のツールも開発し、チャットで即座に申請内容を確認、そして簡単に承認・否認できるようになっているといいます。

2022年7月初めには Google Workspace の導入が終わり、次に取り組んだのは社員の意識改革でした。社員にこそ施設運営に関する役割を持ってもらい、それぞれが能動的に施設運営や経営的な観点から、仕事に取り組むことができるよう意識改革に取り組むことだったと強調します。

「現在、社員は、接客業務とは別にプラスαの役割も、担っており、社員間で広報、人事労務など、経営に近い部分まで、あらゆる業務を相互に連携し合う組織体制へと徐々に変わってきました」。しかし昔は特定の人のみがプラスαの業務を持ち、基本的には社員もアルバイトと同じで、現場で接客業務のみあたるような組織体制だったとのこと。

組織体制の移行に際し、後藤氏が注力的に取り組んだのが人事評価制度の構築です。単純に業務量が増えるため、社員の働きを半年に1回、評価し、昇給有無・その期の賞与に反映させ、グレードへと結びつけることだったといいます。
「役割を任せると同時に評価することが大前提だと考えたのです。この人事評価制度が始まることも同時期にアナウンスした事によって、社員のモチベーションを損ねることなく、円滑にプラスαの役割を振り分けることができ、新たな組織体制へとスムーズに移行できました」(後藤氏)

社員1人ひとりが会社の経営に関わる業務を手がけるように

後藤氏は、業務の工程を見直して生産性と業務効率を高めるための工夫、人事や労務に関する業務、運営施設の改善、運営施設でのイベントの企画立案など、それまではベテランのスタッフや経営に携わるメンバーが担っていた役割を現場社員も担当していくことが必要と考えたといいます。

「ちょうど Google Workspace の活用が定着してきて、属人化していた業務も共有できるようになってきたので、会社という組織でだれか1人に依存することなくチームで取り組んでいけるような組織へと変えていこうという思いでした」。

取り組みを始めて約1年。試行錯誤だったと振り返る後藤氏ですが、Google Workspace の導入をきっかけに社員1人ひとりが率先して会社の経営に関わる業務を担当できるようになったと語ります。

「Google サイトで社内ポータブルを用意したことで、マニュアル作成などの取り組みを経て、簡単に情報共有ができるようになりました。まったく広報業務の経験が無かったスタッフが、いまでは広報担当として取材対応、SNS を活用した販売促進やポスターの作成、イベント販促の立案を率先して行うようになりました。また毎週実施している営業会議では、各アジェンダの報告内容が会議までに事前記入されているなど、社員1人ひとりの視座が高まってきていますし、組織として活躍する人材の層が厚くなったと実感しています」。

在庫管理の自動化やAIチャットボットの活用で顧客満足度（CS）の向上も

社員1人ひとりが、会社の経営に関わる役割と業務を率先して手がけるようになって「情報の見える化と共有」のメリットを実感している後藤氏。Google Workspace を活用したさらなる業務のデジタルトランスフォーメーション（DX）を加速させています。

「これまでは社員やスタッフの入退社にともなう手続き、源泉徴収票や年末調整の発行などをすべて紙でやっていたのですが、こうした業務のペーパーレス化を2024年6月末に導入できました。今後は、温浴施設などで提供している飲食のための在庫管理をもう少し自動化していきたいと考えています」。

そらともりでは料飲部が担当している業務ですが、現状ではなかなか正確な在庫管理がむずかしいと話します。
「原材料の在庫管理は月末毎に紙で実施している棚卸し結果を、Microsoft Excel に入力していますが、今後 AppSheet を活用して出入庫データの集計や自動化も実現していきたい」と後藤氏は話します。

また、たくさんのお客さまが訪れる温浴施設の運営では、顧客満足度（CS）の向上も大きな課題です。同社では施設館内に QR コードを掲示して、お客さまが読み込むことで Google Foams で作成したアンケートに入力できる仕組みを取っています。アンケート結果は、独自の採点ルールに基づいて数値化し、毎週結果を全員で確認して改善に繋げる取り組みも進めており、今後も Google Workspace を活用した施設運営に余念がありません。

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