メール環境の強化と社内コミュニケーションの効率化に向けて Google Workspace を導入

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「Google Workspace を導入してから、若手社員を中心に Google Chat や Google Meet を使ったコミュニケーションが活発になりました。縦割り組織に横のつながりができることで、社内の風通しがいっそう良くなると期待しています」
株式会社フタバ 代表取締役社長 江口晃氏

トラブルが発生していたメール環境の再構築とセキュリティ対策の強化、社内コミュニケーションの効率化を目指し、Google Workspace を導入した株式会社フタバ。Goolge Workspace 選定の経緯と導入の流れ、サービス開始後の効果について、代表取締役社長の江口晃氏、経営企画室 IT推進 主任 大泉知希氏、経営企画室 IT推進 渋谷賢一氏に伺いました。

Google Workspace で安定したシステム運用・コミュニケーション環境を構築

1953年に創業した株式会社フタバ。1960年に鰹エキスの開発に成功して以来、60年以上にわたりホテルや旅館などで使われる業務向けだし、調味料、鰹節、削り節商品や、近年では一般顧客向け商品を開発、販売しています。

顧客からの注文をメールで受けている同社では、安定したメール環境の構築とセキュリティ強化を目的に、Gmail を含む Google Workspace を導入しました。

使い慣れたメール環境から大きくオペレーションが変化するため、社員から厳しい意見が寄せられたものの、情報システム部門による丁寧な説明や G-gen が開催する勉強会などにより、短期間での移行を実現。メール関連のトラブルがゼロになったほか、若手社員を中心に、Google Chat などコミュニケーションツールの活用も進んでいるといいます。

頻発するメールサーバーの障害とスパムメール対策が課題

株式会社フタバでは、問屋、ホテル旅館、飲食店といった顧客からの問合せや注文を受ける際、メールを活用しています。これまで同社ではメールホスティングサービスを契約し、社員の端末にインストールしたメーラー経由でメールの送受信をしてきましたが、安定性とセキュリティに問題がありました。

同社の情報システム部門、経営企画室 IT推進の渋谷賢一氏は、当時の課題についてこう振り返ります。「ホスティングサービスでは細かい障害が多発していました。また大規模な障害によりメールサーバーが半日ほど停止し、大きな機会損失になったこともあります。障害発生時のサポート体制が機能していないことも非常に不満でした」。

株式会社フタバ 経営企画室 IT推進 渋谷 賢一 氏

ほかにも社員のクライアントにインストールしていたメーラーがスパムメールでクラッシュするなど、メールサーバーだけでなくクライアント環境の問題にも悩まされていました。そこで安定したメール環境の構築と、セキュリティ対策・スパム対策は同社にとって緊急の課題といえました。

「Gmail を使いたい」がきっかけで Google のサービスを選択

課題の解決策として、渋谷氏が注目したのが Google Workspace の導入です。「もともと『 Gmail に移行したい』と考えていて、そのために Google Workspace を検討しました。

Gmail を選んだ理由のひとつは、メーラーの利用からウェブメール主体の運用に切り替えるためです。また Google ならではのシステム安定性の高さも決め手のひとつになりました。経営企画室 IT推進 主任の大泉知希氏は「メールの環境を切り替えるなら、障害で止まったりしないサービスにしたいと思いました。その第一候補として上がったのが Gmail です」と語ります。

株式会社フタバ 経営企画室 IT推進 主任 大泉 知希 氏

一方、導入の際は Google から直接ではなく、まずは信頼できる代理店を見つけることを優先しました。「従来の環境はサポートがチャットのみだったため、親身になってくれる代理店に直接サポートしてもらいたかった」と渋谷氏は振り返ります。その後、付き合いのあった会社から G-gen を紹介されたことが、G-gen に支援を依頼するきっかけとなりました。

社員からの声に丁寧に対応。移行期間を設け段階的に導入を実現

Google Workspace の導入に向けて、具体的な打ち合わせを開始したのは2022年の1月ごろ。定期的な会議のなかで費用面や具体的な段取りについて説明を受け、移行を開始しました。

「検討段階では、当社のほうで移行プロセスを実際の業務に当てはめられるか、ドメインまわりも含めて実現可能かを検証しました。仮環境を構築して実際にシステムを動かしてみて、『これなら大丈夫』となった段階で契約を結びました」と振り返る渋谷氏。まずはメーラーとウェブメールの両方にアクセスできる平行運用期間を設け、その後メーラーからのアクセスを遮断するという手順で導入を進めたといいます。

「導入作業は当部署だけで行ったわけではありません。各部署から担当者を選出してもらい、部署ごとに進めることで全体的な移行プロセスを実現できました」（渋谷氏）

しかし、すべての移行作業が順調に進んだわけではありません。「メール画面の見た目が変わるため、いろいろな意見が寄せられました」と大泉氏。渋谷氏も「私も何度も、現場に出向いて直接説明させていただきました」と振り返ります。

また同社では、Gmail 以外にも「 Google Meet 」「 Google Chat 」「 Googleドライブ 」を導入したものの、初期の段階ではあまり浸透しなかったそうです。

「G-gen に相談したところ、勉強会の開催(※)を提案していただきました。社長をはじめ、各部署から選抜された一般社員も参加して、座学とハンズオンを通して Google Workspace の各サービスの内容を習得しました」（渋谷氏）
※「Google Workspaceを全社で使いこなす」老舗食品メーカーフタバ様へ Google Workspace 勉強会開催

メール関連のトラブルはゼロに。社内のコミュニケーションも活性化

Google Workspace を導入し Gmail に切り替えた結果、メール関係のトラブルは完全になくなりました。「トラブルがまったくないため、いまのところ G-gen への問合せや、サポートをお願いする必要がありません」と渋谷氏は語ります。また、それまで1日に2〜3件ほど寄せられていた、社員からの問合せもゼロになったそうです。

また、G-gen の Google Workspace の勉強会後、利用率が向上した同社では、Gmail 以外にも Google Meet の利用も広がっています。「 Google Meet は、遠隔地の営業所とのミーティングや商品戦略会議、お客様との会議でも活用されています。もともと別のウェブ会議システムを使っていましたが、利用環境が限定的で有効に使い切れていませんでした。その点 Google Meet は、社員が制限なく使えるため、大幅な時間の節約になりました」（渋谷氏）

Google Chat については、主に若手社員を中心に活用が広がっているそうです。代表取締役社長の江口晃氏はこう語ります。「営業とか製造とか経営企画とか、複数の部署にまたがるプロジェクトでは若い社員たちがチャットのグループを組んでいます。Chat というツールの良さを活かして、カジュアルな感じでコミュニケーションが活性化しているという印象です」。

Google Workspace の活用により、組織の風通しを良くしたい

Google Workspace の導入から約1年半が経過しましたが、江口氏、大泉氏、渋谷氏は、まだまだ活用できていない部分があると声を揃えます。

株式会社フタバ 代表取締役社長 江口 晃 氏

今後の展望について、江口氏は「Google Workspace をもっと活用して、社内コミュニケーションの円滑化と業務の効率化を進めていきたいです。縦割りの組織形態を混ぜ合わせるような取り組みを通して社内の風通しが良くなり、コミュニケーションがもっと生まれるといいと思っています」とシステムだけではなく Google Workspace を活用した社内の活性化を期待しています。

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