システム導入に反対する現場を説得するには？ステークホルダーマネジメントと大切な3つのポイントを徹底解説！
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システム担当者の方は、「新しいシステムを導入したくても現場からの反対が強くて実現できない」というお悩みをお持ちではないでしょうか？このようなケースは多くの企業で起こりうる話であり、実際に頭を抱えているシステム担当者も少なくありません。
現場の意見を変えるためには、意識すべき大切なポイントが存在します。本記事では、「ステークホルダーマネジメント」という考え方とあわせて、システム導入に反対する現場を説得するための3つのポイントをご紹介します。システム担当者の方はぜひ最後までご覧ください。
目次
現場がシステム導入に反対する理由
はじめに、現場がシステム導入に反対する理由を考えてみましょう。
多くの場合、社員の IT リテラシーが低いことが理由の一つとして挙げられます。IT リテラシーとは、システム、ネットワーク、クラウドなどの IT に関する内容を理解し、それらを操作する能力です。
社員の IT リテラシーが低い場合、システム導入後のイメージが湧きません。結果として、「業務が大変になるのではないか？」という漠然とした不安が大きくなり、システム導入に反対する現場社員が増えるのです。
また、システム導入の目的やメリットが現場に伝わっていないことも、反対意見を生み出す大きな原因になります。システム部門だけで意思決定を行なった場合、当然ながら現場にはシステム導入の目的や背景などが伝わりません。さらに、現場は従来の業務手法に慣れているため、新しいやり方（システム導入）は避けたいと感じてしまいます。
このように、現場がシステム導入に反対するのは、 IT リテラシーやシステム導入に対する理解不足が主な原因です。日頃から社員の IT リテラシー向上に努め、現場に対してシステム導入の目的や必要性を丁寧に説明することが大切です。
そして、関係者の理解を得るためには「ステークホルダーマネジメント」という考え方が効果的です。次章以降でステークホルダーマネジメントについて詳しくご紹介します。
ステークホルダーマネジメントとは？
ステークホルダーマネジメントは「 stakeholder 」と「 management 」という2つの英単語から成り立つ言葉です。ステークホルダー（ stakeholder ）は普段聞き慣れない言葉ですが、「利害関係者」を意味しています。
つまり、ステークホルダーマネジメントとは、特定のプロジェクトにおける関係者を適切に管理（マネジメント）することを指します。ここでいう関係者は広義なものであり、自社の社員や経営層だけでなく、取引先や顧客など社外の人間も含んでいます。
このような様々な関係者と良好な関係性を構築し、プロジェクトをスムーズに進めるために適切な全体管理を行うことがステークホルダーマネジメントの目的です。自社のシステム導入時においても、ステークホルダーマネジメントを活用することで、現場の反対を回避し円滑なプロジェクト進行を実現できます。
ステークホルダーマネジメントの4ステップ
ステークホルダーマネジメントを行うためには、以下4つのステップを順番に進めていく必要があります。
- 1.立ち上げ
- 2.計画
- 3.実行
- 4.管理・監視
以下、ステークホルダーマネジメントによるシステム導入のプロセスをご紹介します。
STEP 1.立ち上げ
ステークホルダーマネジメントの立ち上げには、最初にプロジェクト関係者の全体像を把握することが大切です。システム導入を進める上での登場人物を具体的にイメージしてください。例えば、システム導入を主導するシステム部門、裁量権を持つ経営層、システムを利用する現場社員などが挙げられます。
この時、それぞれの属性の役割も明記しておきましょう。また、可能な限りバイネームで記載をして、より具体的にイメージしてください。そうすることで、「誰に対して何をすべきか」が明確になり、システム導入を進めやすくなります。
STEP 2.計画
ステークホルダーを具体化した後は、システム導入に向けた全体計画を立てます。
例えば、以下のような内容が挙げられます。
- 導入スケジュール
- プロジェクト定例会（メンバー、頻度）
- 現場社員への説明会（時期、講師、内容）
上記はあくまで一例ですが、システム導入を進めるために必要なアクションを書き出し、それぞれについて具体的な期限を定めます。また、「誰が何をするか」という部分まで具体的に決めておくことで、責任の所在が明確になりプロジェクトが円滑に進みます。
STEP 3.実行
計画を立てた後は、そのスケジュールに沿ってステークホルダーマネジメントを実行します。ただし、ステークホルダーマネジメントは一人一人違う人間を相手にするため、計画通りに進まないケースもあります。
各ステークホルダーの状況を踏まえて、相手目線を持って丁寧に接していくことが大切です。特に現場社員においては、システム導入の目的やメリットを十分に説明し、プロジェクトに賛同してもらえる協力体制を構築しましょう。企業にとって現場の意見は重要であるため、現場の賛同を得られていればプロジェクトが円滑に進むことが多いです。
STEP 4.管理・監視
ステークホルダーマネジメントは「一度実行したら終わり」というものではありません。人間の気持ちは常に変化するため、ステークホルダーマネジメントが適正に機能しているかどうかを管理・監視する必要があります。
当初のルールに沿って運用されているかをチェックし、仮にルールが守られていない場合は改善を行います。これを繰り返すことで、中長期的に安定したステークホルダーマネジメントを実現でき、システム導入の効果を最大化できます。
現場を説得するための3つのポイント
ここまで、ステークホルダーマネジメントについてご説明しましたが、現場を説得するためには他にも大切なポイントが存在します。本章では、スムーズなシステム導入を実現するためのポイントを3つご紹介します。
プロジェクトの目的を明確化する
前述した通り、現場の理解を得るためにはシステム導入の目的を明確化することが大切です。ただし、明確化するだけではなく、その内容を現場に対して説明しなければ意味がありません。
なぜシステム導入が必要なのか、システム導入によって現場はどのようなメリットを得られるのか、といった点がクリアになれば、現場からの反対意見はなくなり、むしろシステム導入に賛同してくれるようになります。
現場のキーパーソンを味方にする
現場の反対意見を回避するためには、現場におけるキーパーソンを味方に付けることが重要なポイントです。例えば、工場長などの責任者クラスから賛同を得ておけば、その配下にいる現場社員からは反対の声があがりにくくなります。
このように、システム導入においては説得する順番も大切になります。最小のアクションで効果を最大化できるよう、プロジェクトの計画段階から綿密に検討しておきましょう。
外部のシステムベンダーに協力を仰ぐ
現場を説得するためには、第三者の客観的な意見が強い武器になります。自社システム部門の話は聞かなくても外部企業の意見であれば素直に聞く、という人も存在します。
そのため、社外のシステムベンダーに協力を仰ぐのも有効な選択肢です。システムベンダーはシステム導入のプロなので、過去にも同じようなケースを経験しており、現場の説得方法についても熟知しています。
自社完結でのシステム導入が難しい場合は、迷わずに外部のシステムベンダーへ依頼するのが良いのではないかと思います。具体的なシステムベンダーの選び方に関しては以下の記事をご確認ください。
まとめ
本記事では、システム導入における「ステークホルダーマネジメント」の考え方や、反対する現場を説得するために大切な3つのポイントをご紹介しました。現場社員からの賛同を得るためには意識すべきポイントが複数存在します。この記事内容をもとに、ぜひアクションを検討してみてください。
なお、現場社員の説得には外部のシステムベンダーに協力を依頼するのが効果的です。システムベンダーはシステム導入のプロなので説得力がありますし、第三者の客観的な意見であれば、自社の社員も素直に意見を聞いてくれます。
たくさんのシステムベンダーが存在するため、過去実績や専門性など、あらゆる観点から信頼できる会社を選んでください。会社を選びを失敗した場合、思うようにシステム導入が進みません。
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